You've got mail

Deze keer een hele eenvoudige tip over het gebruik van mijn iPad op kantoor. Ik verbaas me vaak over het feit dat een iPad alleen maar gebruikt wordt tijdens vergaderingen binnen een kantooromgeving. Zodra mensen weer plaatsnemen aan hun eigen bureau, verdwijnt de iPad meestal in zijn beschermhoes. In sommige gevallen zie ik hem zelfs op of tussen een stapel papier verdwijnen, waarmee de iPad wordt gedegradeerd tot een duur stukje elektronisch “papier”. Ikzelf heb de iPad een vaste plaats gegeven links naast mijn beeldscherm. Vroeger stond op deze plaats een brievenbakje voor de post en een brievenbakje voor belangrijke documenten (allemaal in papiervorm wel te verstaan). Zwarte plastic bakjes die een rommelige indruk geven en bij sommige mensen dermate hoog worden gestapeld, dat ze hun collega die tegenover hun zit niet meer fatsoenlijk in de ogen kunnen kijken als ze er een gesprek mee voeren. Het plastic postbakje versus de iPad Door deze bakjes te vervangen door je iPad ontstaat meteen een veel opgeruimder beeld. In 95% van de tijd is de mail App op de iPad geactiveerd wanneer deze naast me staat op mijn bureau. Hierdoor hoef ik niet meer voortdurend met alt-tab te switchen naar Outlook op mijn monitor wanneer ik een nieuwe e-mail ontvang. Ik krijg de mail meteen in mijn digitale briefvakje op mijn bureau, kan er snel een blik op werpen en vervolgens weer doorgaan met mijn werkzaamheden. Geen toets combinaties, geen geklik met de muis. Het lijkt zo eenvoudig, maar het brengt echt een stukje rust in je werk. Het plastic brievenbakje versus de iPad Daarnaast gebruik te de iPad ook als vervanger van het plastic brievenbakje. Waarom zou ik nog documenten afdrukken (zeker als de informatie van tijdelijke aard is, bijvoorbeeld voor een meeting) als ik een iPad op mijn bureau heb liggen. Vanuit mijn office applicaties stuur ik alle afdruktaken naar een virtuele PDF printer en vervolgens naar Dropbox. Dropbox fungeert in dit geval als de opvangbak voor mijn digitale afdrukken. Ik hoef vervolgens niet meer naar de printer te lopen om mijn afdrukken te verzamelen, maar loop meteen met de iPad naar de meeting. Simpel en efficiënt. Gelooft u me niet? Verzamel dan maar eens al het papier dat u gedurende één week afdrukt en dat een tijdelijk karakter heeft…dat wil zeggen: binnen 5 dagen weer in de prullenbak beland. Dat is uw besparing…