Extern archiefbeheer
Het is voor een organisatie noodzakelijk om efficiënte keuzes te maken op het gebied van informatiebeheer. Informatie die voor de het hele bedrijf beschikbaar moet zijn, moet efficiënt, effectief en het liefst centraal gearchiveerd te worden. Een goed archief is daarom up-to-date en toegankelijk. Het is daarom verstandig om een onderscheid te maken tussen actuele informatie en minder belangrijke informatie en aan de hand hiervan te beslissen wat wel en wat geen voorrang behoeft bij de overstap van papier naar digitaal.
Digitalisering betekent niet dat u direct van uw fysieke dossiers af bent. In veel gevallen heeft u te maken met een wettelijk vastgestelde bewaarplicht. Afhankelijk van uw bedrijfsaard kan dit zelfs oplopen tot 150 jaar. Het opslaan van gegevens in uw bedrijfsgebouw is echter niet altijd de beste oplossing. Niet alleen heeft u vaak te maken met een fysiek beperkte ruimte; u moet ook aan allerlei eisen voldoen als (brand)veiligheid en klimatologische omstandigheden. Bovendien is een fysiek archief vatbaar voor foutief archiveren en kan informatie niet gelijktijdig door meerdere mensen worden gebruikt. Om maar niet te spreken over de kosten die met een fysiek archief gepaard gaan.
Zet u uw archiefruimtes liever nuttiger en rendabeler in voor uw core business? Lees hier dan meer over ons uniek, geavanceerd archiefdepot.
Archiefdepot
I-FourC is beslist geen ‘gewoon’ archiefbeheerbedrijf. Wij gaan verder waar de concurrentie ophoudt. Wij bieden onze klanten de mogelijkheid om papieren informatie onder te brengen in een zwaar beveiligd archiefdepot in Reuver. Naast brandwerend glas is deze voorzien van een uiterst moderne, speciaal gecertificeerd brandmeld- en blusgasinstallatie met CO2, iets wat alleen I-FourC in Nederland biedt. Een groot voordeel van een CO2 blusgasinstallatie is dat er na gebruik geen nevenschade is en CO2 geen reststoffen achterlaat. Zo zijn onze klanten verzekerd van een optimaal behoud van hun dossiers.
Daarnaast is het archiefdepot voorzien van permanente camerasurveillances en een toegangscontrole- en inbraaksignalerings-installatie die in verbinding staat met de Regionale Meldkamer. Zo weet u dat uw fysieke inkomende en uitgaande documenten en overige vitale, privacygevoelige bedrijfsgegevens veilig, uniform en gestructureerd worden vastgelegd. I-FourC biedt een beheer dat gelijk, zo niet beter is dan bij de klant zelf.
Onze toegevoegde waarde in één oogopslag:
- Filemanagement
- Brandwerend glas
- Unieke blusinstallatie met CO2
- Camerabeveiliging
- Toegangsbeveiliging
- Geheimhoudingsclausules
- Vernietiging via Van Ganzewinkel
- 24 uur per dag, 365 dagen per jaar bereikbaar
- Dossiers worden één voor één geregistreerd en genummerd
- Protocol van ontvangst, ondertekend door CEO
- 100 procent leveringsbetrouwbaarheid door individuele inhoud
