Externalisation d'archives

Pour une organisation, des choix efficaces en matière de gestion d'information s'imposent. L'information devant être disponible pour toute l'entreprise doit être archivée efficacement et de préférence centralement. De bonnes archives se doivent d'être à jour et accessibles. Il est, pour cette raison, avisé de faire une distinction entre l'information actuelle et l'information moins importante et de décider en fonction de cela quels documents ont priorité dans l'opération de transition de papier à numérique.

La numérisation ne signifie pas que vous pouvez vous débarrasser immédiatement de vos dossiers physiques. Dans de nombreux cas, vous êtes tenu par la loi à une obligation de conservation. Selon la nature de votre entreprise, la durée de conservation de vos documents peut aller jusqu'à 150 ans. L'entreposage de vos données dans votre bâtiment d'entreprise n'est pas toujours la solution idéale. Vous êtes souvent d'une part limité en espace physique ; vous devez d'autre part satisfaire à toute sorte d'exigences en matière de sécurité (incendie) et de conditions climatologiques. De plus, les archives physiques sont susceptibles d'erreurs d'archivage et l'information n'est pas consultable par plusieurs personnes en même temps. Sans parler des frais qu'elles entraînent.

Préférez-vous mettre vos locaux d'archivage mieux à profit pour votre activité de base ? Cliquez ici pour plus d'information sur notre dépôt d'archives ultramoderne.

Dépôt d'archives
I-FourC n'est pas une entreprise de gestion d'archives « ordinaire ». Nous allons plus loin que nos concurrents. Nous offrons à nos clients la possibilité d'entreposer leur information papier dans un dépôt d'archives hautement sécurisé, situé à Briey. Outre verre coupe-feu, le bâtiment est équipé d'une installation certifiée et ultraperformante de détection d'incendie et 120 bouteilles de gaz <> à 300 bars. Nos clients ont ainsi la garantie d'une préservation optimale de leurs dossiers. Par ailleurs, le dépôt d'archives est placé en permanence sous vidéosurveillance et est doté d'une installation de détection d'intrusion et contrôle d'accès, directement reliée au centre opérationnel régional. Vous avez ainsi la certitude que vos documents physiques entrants et sortants et votre information d'entreprise vitale contenant des données à caractère personnel sont traités de façon sûre, uniforme et structurée. I-FourC offre une gestion aussi bonne, si ce n'est meilleure, que celle du client lui-même.

Notre valeur ajoutée, en résumé :

• Gestion de dossiers
• Verre coupe-feu glas
• Installation d'extinction automatique au CO2
• Vidéosurveillance
• Contrôle d'accès
• Clauses de confidentialité
• Destruction par l'entreprise Van Ganzewinkel
• Accessible 24 heures sur 24, 365 jours par an
• Dossiers enregistrés un par un et numérotés avec codes couleurs
• Protocole de réception, signé par le directeur général
• Fiabilité de livraison de 100 % par contenance unique des dossiers