Informatiehuishouding

Vaak geven organisaties aan; “wij willen digitaal, dus gaan we ons gehele archief digitaliseren.” Digitalisering is echter niet altijd de meest kostenefficiënte oplossing voor het gehele archief. Het is noodzakelijk om als organisatie efficiënte keuzes te maken op het gebied van informatiebeheer. Een organisatie moet daarom het onderscheid maken tussen actuele informatie en minder actuele informatie. Aan de hand hiervan beslist u wat wel en geen voorrang heeft in de overstap naar een digitale werkomgeving. Het is verstandig om actuele informatie direct te digitaliseren. Dossiers die u niet direct nodig heeft, maar mogelijk in de toekomst wel zijn juist heel geschikt voor extern archiefbeheer. Zijn de bewaartermijnen van uw dossiers nog niet verstreken en wilt u de dossiers in fysieke vorm bewaren? Ook daar hebben we de oplossing voor; Archiefopslag. Mocht u de dossiers willen vernietigen dan bieden we archiefvernietiging aan.

De Archiefspecialist

Archiefspecialist heeft verschillende vormen van toegankelijkheid voor uw archief beschikbaar. We kunnen u op deze manier van A tot Z ontzorgen. De actuele dossiers zijn geschikt voor digitalisering omdat de raadpleegfrequentie hoog ligt. Voor de overige dossiers adviseren wij externe archivering. Door deze dossiers extern te plaatsen in beveiligde archiefdepots lossen we bijvoorbeeld eenvoudig ruimteproblematiek op. Indien een dossier benodigd is, kan deze met Scanning on Demand digitaal ter beschikking worden gesteld. Op deze manier werkt u volledig digitaal, zonder uw hele archief te laten digitaliseren! Voor de semi-statische en statische dossiers biedt I-FourC twee vormen van externe archivering. Op die manier bereiken we een efficiënt resultaat, niet alleen qua kosten, maar vooral qua toegankelijkheid en kunnen we eenvoudig de splitsing maken tussen de dossiers die geschikt zijn voor digitalisering, voor individuele archivering en voor bulkopslag.  Zo creëren we een hogere mate van efficiëntie en een kosten-efficiënte oplossing voor iedere archief-uitdaging!

Archiefbeheer bij I-FourC

ArchiefspecialistI-FourC Archiefbeheer archiveert op een unieke wijze. Hierdoor garanderen wij toegankelijkheid van uw archief en de juiste beheerdienst gericht op de actualiteit van uw archief, zodat u 100% leveringsbetrouwbaarheid heeft.

De meest actuele dossiers registreren we op individueel niveau bij binnenkomst. Door deze methode is I-FourC in staat om met Scanning On Demand vaak al binnen 15 minuten tijdens werkuren een benodigd dossier digitaal aan u terug te leveren vanuit ons archief.  Deze vorm van archivering wordt vaak toegepast voor dossiers die niet direct nodig zijn, maar indien ze nodig zijn, razendsnel ter beschikking dienen te zijn.  Voor dossiers die snel ter beschikking dienen te staan wanneer u ze nodig heeft is dit een zeer efficiënte en doelmatige oplossing.

De toegevoegde waarde van  I-FourC Archiefbeheer:

Archiefopslag bij I-FourC

Voor de statische dossiers adviseren wij Externe Archiefopslag. Een veilige oplossing voor archief dat niet of nauwelijks meer geraadpleegd wordt. De dossiers worden in bulk opgeslagen. Denk bijvoorbeeld aan dozen op pallets, of ordners in archiefmobielen. Wij registreren hierbij de dozen en de pallet op basis van de verkregen informatie van de klant.

Een belangrijk verschil met Extern Archiefbeheer is dat hierbij de inhoud van de doos, dus niet de individuele dossiers, geregistreerd worden. Indien een dossier nodig is, geeft u simpelweg aan in welke doos zich het door u benodigde dossier bevindt. Via Scanning on Demand kunnen wij een aanvraag binnen 24 uur voldoen. Een zeer laagdrempelige en kostenbesparende manier van archiefopslag!

De toegevoegde waarde van  I-FourC Archiefopslag:

Zwaarbeveiligd archiefdepot

Veiligheid staat in onze gehele bedrijfsvoering centraal. I-FourC gaat verder waar anderen ophouden. Klanten hebben bij ons de mogelijkheid om privacygevoelige, papieren informatie op te slaan in een zwaarbeveiligd archiefdepot. Het I-FourC heeft archiefdepots die voldoen aan extreem hoge veiligheidseisen voor archiefbeveiliging. Zowel op fysiek als digitaal vlak heeft informatiebeveiliging bij ons prioriteit nummer één. Dit wordt onder andere bevestigd door het ISO 27001 en NEN 7510 certificaat dat wij in ons bezit hebben.

Een moderne, gecertificeerde brandmeldinstallatie zorgen ervoor dat onze klanten verzekerd zijn van een optimaal behoud van hun dossiers bij ons in het archief. Daarnaast is onze archiefopslag voorzien van permanente camerabeveiliging en een inbraaksignaleringsinstallatie die in verbinding staat met de Regionale Meldkamer. Zo weet u dat uw fysieke documenten veilig worden beheerd.

De beveiliging van het I-FourC Archiefspecialist: