Veel organisaties hebben moeite met de verplichte de bewaartermijn van documenten. Deze bewaartermijnen zijn wel degelijk belangrijk voor de bedrijfsrisico’s van organisaties. Moeizame juridische processen kunnen een gevolg zijn, wanneer informatie niet compleet of zelfs zoek is. Het reduceren van deze risico’s is mogelijk door document management toe te passen op een gedifferentieerd niveau.

Documenten structureren en op een juiste wijze bewaren, kan behoorlijk tijdrovend zijn. Zelfs dan is maar de vraag of de informatie op een later tijdstip gemakkelijk teruggevonden kan worden. Het neemt veel ruimte in beslag en die stapel wordt alsmaar groter en groter; want sommige documenten moeten nu eenmaal voor een bepaalde periode bewaard worden. Enkele voorbeelden van de bewaartermijn van  documenten:
Bewaartermijn documenten:

Naast een moeizaam juridisch proces, kan ook een bezoek van de belasting duur komen te staan als de richtlijnen niet gevolgd worden.

Bewaartermijn archief: Differentieer voor het meest kosten efficiënte resultaat

Wij adviseren goed in kaart te brengen welk soort informatie in huis is en welk onderscheid het best gemaakt kan worden. in. Bewaartermijn archief moet goed in kaart zijn om hier voordeel uit te halen. De gedifferentieerde aanpak waar we het over hebben houdt in dat actuele dossiers, zoals personeelsdossiers van uw huidige medewerkers, evenals medische dossiers van patiënten uit de afsprakenportal, meteen gedigitaliseerd en digitaal beschikbaar gesteld worden via de software. Wanneer de opvraag frequentie met enige regelmaat is, maar niet direct noodzakelijk adviseren we Extern Archiefbeheer. De dossiers worden dan individueel in ons zwaar beveiligde archiefpand opgeslagen en zodra er een dossier benodigd is, kan deze via de software worden aangevraagd. Aanvragen kunnen ieder moment van de dag geplaatst worden en binnen 15 minuten digitaal tot uw beschikking staan. Op deze manier bespaart u kosten door niet meteen alles te digitaliseren, want waarschijnlijk zijn er documenten die u niet eens meer nodig heeft. 100% leveringsbetrouwbaarheid is gegarandeerd.

Bewaartermijnen archief duidelijk inzichtelijk

Op deze manier gaat u kostenefficiënt met uw documentatie om en kunt u de bewaartermijnen van uw documenten eenvoudig beheren. Zo hoeft u niets langer te bewaren dan nodig is, gaat er geen informatie verloren en kunt u te allen tijde uw informatie terugvinden. Een investering van deze aard zal op termijn zeker terugbetaald worden.

De bewaartermijnen van uw archief bepaalt u als klant zelf, wij kunnen deze verwerken in onze software en processen, zodat u weet welke dossiers op welk moment niet langer bewaard hoeven te blijven. Dit kunnen wij, indien gewenst, meenemen in ons vernietigingsbeleid.

Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons cookiestatement voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.