Rian Schmitz Rian Schmitz
Marketing & Communicatie Specialist
5 juli 2013

Informatie is tegenwoordig overal en komt via verschillende kanalen binnen, waardoor een overkill aan informatie vaak het gevolg is. Men is het spoor dan ook af en toe bijster. Vragen als: ‘Waar kan ik welke informatie vinden? en ‘Hoe deel ik mijn tijd zo efficiënt mogelijk in?’ kom ik geregeld tegen. Is het de bedoeling dat u veel tijd spendeert aan het lezen van nieuws(brieven), e-mails en social media? Nee, het leidt u af van uw primaire taken! Voorkom deze overload aan informatie door heel simpel een aantal van onze tips te volgen. Ik ben er van overtuigd dat u hiermee een hoop tijd bespaart!

1. Beperk het aantal kanalen waaruit u informatie vergaart. Door digitaal te werken en door integraties tussen systemen te maken, bent u verzekerd dat de informatie die u over een bepaald onderwerp zoekt compleet en binnen no-time beschikbaar is.
2. Structureer uw e-mail verkeer! U hoort het vast vaak, klagende collega’s over de hoeveel binnenkomende e-mails. Dit heeft u echter zelf in de hand. Kunt u het binnen een paar minuten uitvoeren? Meteen doen! Is het urgent, maar kost het meer tijd? Zet de mail op opvolgen en reserveer meteen tijd in uw agenda. Geen actie? Archiveren of verwijderen!
3. Voorkom het eindeloze cc’en en berg belangrijke e-mails op in bijvoorbeeld uw CRM systeem. Hier zijn vaak verschillende koppelingen voor mogelijk. Zo blijft alle belangrijke informatie bewaard en kunnen collega’s zich op eigen initiatief op de hoogte houden. Ook wanneer u op vakantie bent, kunnen collega’s op deze manier altijd alle informatie over een klant/onderwerp terugvinden.
4. Selecteer de nieuwsbrieven die u wilt ontvangen nauwkeurig. Uiteraard wilt u wel op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in uw vakgebied of dat van uw klanten. Ben selectief en reserveer slechts 1 x per week tijd in uw agenda om de ontvangen nieuwsbrieven van die week op eenzelfde moment door te nemen.
5. Maak gebruik van RSS Readers. Deze zijn erg handig en zorgen dat u slechts de informatie ontvangt waarvoor u zelf gekozen heeft!

6. Voor de Social Media gebruikers onder ons (wie niet tegenwoordig?) kan ik het programma HootSuite of Tweetdeck aanbevelen. Facebook, Twitter, LinkedIn, Google Plus, we moeten het maar allemaal zien bij te houden. Voorkom dat u hier teveel tijd mee kwijt bent en maak gebruik van HootSuite of Tweetdeck. Stel zoekwoorden in die u interessant vindt, zodat u snel kunt anticiperen op belangrijke berichten, zet de verschillende tijdlijnen van verschillende Social Media naast elkaar en zie in één overzicht de laatste berichten. Ook kunt u uw berichten voor de hele week van te voren instellen, zodat u er verder geen omkijken meer naar heeft. Dat scheelt u zeeën aan tijd!

Heeft u zelf nog goede tips om informatie overload de baas te worden of gewoonweg efficiënter te kunnen werken? Stuur mij een tweet met #ProfDigit of neem contact met mij op!
Lijkt het u leuk om meer over mij te weten te komen? Of overweegt u om in de toekomst digitaal te gaan werken? Vraag dan mijntoolkit aan! Boordevol tips en handige, gratis gadgets!
Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons cookiestatement voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.