Rian Schmitz Rian Schmitz
Marketing & Communicatie Specialist
15 november 2016

In het dagelijks leven wordt steeds en steeds meer digitaal geregeld. Denk hierbij aan zaken die je regelt met de belastingdienst, de gemeente, de overheid, de politie. Weinig instellingen en instanties zijn echter nog helemaal ‘papierloos’, maar er zijn ook nog steeds ondernemingen die nog vrijwel niet digitaal werken. Met name in het midden- en klein bedrijf zie je dat veel bedrijven vasthouden aan de manier van werken zoals men dit gewend is vanuit het papieren tijdperk. De overgang naar een digitale werkomgeving is voor veel mensen toch een spannende stap. Papier zit in onze genen, het is tastbaar en mensen zijn soms toch een beetje huiverig voor het digitale. Wat als mijn computer crasht of gestolen wordt? Begrip van het opslaan van digitale files neemt deze angst vaak al grotendeels weg. Er kan niets gebeuren!

De eerste stappen

Hoe zet je nu die eerste stap naar papierloos werken? Simpel: begin bij het begin! Start bijvoorbeeld met digitaal factureren in plaats van per post. Op die manier weet u ook zeker dat het poststuk niet verdwijnt. Een e-mail komt immers altijd aan en als er een foutmelding verschijnt kunt u altijd nog contact zoeken en om het juiste e-mailadres vragen. Daarbij komt het grandioze voordeel dat alles altijd terug te zoeken is: wanneer is de factuur verzonden? Is er correspondentie geweest? Met een simpele zoekterm is alles binnen een mum van tijd terug te vinden.

Fluitje van een cent

Hetzelfde principe geldt feitelijk voor het gebruik van dossiers. Terugzoeken wordt zo ontzettend veel gemakkelijker middels een eenvoudige zoekterm. Het toevoegen van nieuwe informatie en gegevens wordt een fluitje van een cent. Foutje gemaakt? Geen probleem, herstellen is zo gebeurd. Geen gehannes meer met papieren doorspitten, papier-sneetjes, nietjes erin, nietjes eruit, perforeren…een efficiency-slag van jewelste. Stelt u zich eens voor wat een besparing in tijd, middelen en ruimte een digitale(re) werkomgeving oplevert!

De voordelen, maar niet de nadelen

Het fijne is dat werken met een digitaal systeem wel de voordelen, maar niet de nadelen van het werken met papier heeft. Zie het als digitaal met het gevoel van papier. Alle informatie is beschikbaar (vaak nog sneller dan met hardcopy), terugzoeken is kinderlijk eenvoudig én alles is veilig opgeslagen in de digitale omgeving. Tel daarbij op hoeveel gemakkelijker medewerkers informatie met elkaar kunnen delen middels de cloud. Dit bespaart een heleboel heen en weer bellen, mailen, opzoeken, nakijken: men kan gewoon even in het digitale dossier kijken en voilà, de gewenste informatie is boven water. Vanzelfsprekend kun u zelf aangeven wie toegang tot welke informatie heeft en kunt u ervoor kiezen om bepaalde delen van de digitale dossiers alleen toegankelijk te maken voor een select aantal medewerkers. Met het oog op privacy is het mogelijk om de beschikbare informatie zeer goed af te schermen.
De stap is wellicht groot, maar het levert zoveel comfort op dat het echt het overwegen waard is om -stap voor stap- de werkomgeving te digitaliseren.
Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons cookiestatement voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.