Rian Schmitz Rian Schmitz
Marketing & Communicatie Specialist
17 april 2013

Meer met Minder!

Vandaag, de derde donderdag van april, is het weer tijd voor de jaarlijkse secretaressedag. De secretarissen en secretaresses worden speciaal in het zonnetje gezet, als blijk van waardering voor de gedane werkzaamheden, inzet en flexibiliteit. Want af en toe schiet dat er wel eens bij in….. Voor mij is deze dag aanleiding geweest om eens wat dieper op het ‘secretaresse’ vak in te zoomen.

Wat mij meteen te binnen schiet is: diversiteit! Want als je het mij vraagt komt er bij een secretaresse een grote verscheidenheid aan werkzaamheden op het bordje te liggen. Plannen, regelen en organiseren is aan de orde van de dag. Flexibel zijn, multitasking en tijd inplannen is dus een vereiste om deze functie succesvol uit te kunnen voeren.

Wist je dat administratieve rompslomp ontzettend veel tijd kost en ten koste gaat van het zo efficiënt mogelijk werken? Veel secretaresses vinden hiervoor hun eigen weg en hun eigen strategie, maar eigenlijk kan het zoveel efficiënter! Facturen verwerking, uren registratie, archiveren, administratie, kopiëren en noem het maar op. Het zijn van die taken die ‘tussendoor’ moeten gebeuren, maar stiekem veel tijd kosten, en weet je dat bijna niemand in de gaten heeft hoeveel tijd hier daadwerkelijk aan gespendeerd wordt? Ik ben van mening dat hier een hoop efficiency te behalen valt!

Die efficiency valt te behalen in het slim omgaan met informatie. Door informatie te stroomlijnen, vanuit één systeem te werken en de papierberg te reduceren krijgen secretaresses de kans zich te focussen op het primaire doel. Denk bijvoorbeeld eens aan vergaderingen, die vaak genotuleerd worden door secretaresses. Het uitprinten van vorige notulen, kopiëren, nieuwe notulen doorsturen; het is vaak onoverzichtelijk en arbeidsintensief. En dat terwijl het eigenlijk heel eenvoudig kan zijn. Door papierloos te vergaderen, waarbij notulen meteen na de vergadering voor iedere geautoriseerde persoon beschikbaar staan in een centraal archief, bespaar je tijd en papier en het voorkomt onnodige fouten. Iedereen heeft altijd de laatste versie en kan op elk gewenst tijdstip en op iedere gewenste plek bij zijn informatie. Klinkt geweldig toch?

Het vele werk dat secretaresses doen mag niet onopgemerkt blijven en een blijk van waardering is dus absoluut op zijn plaats! Niet alleen vandaag, want een secretaresse vormt een schakelpunt in de organisatie en is een belangrijke speler die niet zomaar gemist kan worden! Bij deze wens ik alle secretaresses een leuke werkdag toe!

Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons cookiestatement voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.