Ruud van Pol Ruud van Pol
Salesmanager
30 november 2018

De krapte op de arbeidsmarkt neemt met rasse schreden toe. Voor veel P&O afdelingen is het werven en selecteren van medewerkers op allerlei niveaus een ware kunstvorm geworden. Alle middelen worden ingezet om de juiste man of vrouw of de juiste plaats te krijgen. En als dat éénmaal gelukt is, dan is het zaak om deze mensen ook binnen de organisatie te houden. Dit kan op vele manieren, denk aan het opleiden van mensen, het vrijmaken van tijd voor ontspanning, mensen kunnen intern rouleren en zo kennis maken met de vele facetten van het bedrijf  en ga zo maar door. Kortom, het gaat erom om mensen geboeid te houden en daarmee te binden aan de organisatie.

Het personeelsdossier

Het personeelsdossier kan daarbij een belangrijk hulpmiddel zijn. Dit dossier bevat immers veel informatie over uw medewerkers. Het begint al met het CV dat de meeste medewerkers als ze solliciteren meesturen. Hierin staat beschreven over welke vaardigheden zij allemaal beschikken en welke opleidingen en cursussen zij hebben genoten. Daarnaast voert u waarschijnlijk regelmatig functioneringsgesprekken met uw medewerkers. Over algemeen worden de verslagen hiervan opgenomen in het personeelsdossier. Mensen geven daarin vaak aan dat ze zich willen ontwikkelen in een bepaalde richting. Het kan zijn dat de mogelijkheid er op dat moment niet is, maar dat die zich een paar jaar later wel voordoet. Maar om welke medewerker ging het ook alweer? Of de gemiddelde HRM manager dat allemaal kan onthouden….wij betwijfelen het.

Uw HRM-applicatie als kennisdrager

Stelt u zich de volgende situatie eens voor; u zoekt iemand die ondersteuning kan bieden bij het bouwen van websites; u weet dat er ooit iemand is aangenomen die deze vaardigheid in zijn CV had staan, maar, wie was dat ook alweer? Gelukkig zijn de hulpmiddelen om hier achter te komen binnen bereik.

Personeelsdossiers digitaliseren

Veel organisaties maken tegenwoordig gebruik van een HRM- applicatie waar alle informatie over de medewerker in is opgeslagen. Daarnaast wordt er echter ook nog veelvuldig gebruik gemaakt van papieren dossiers. Hierdoor zijn er twee werelden ontstaan, waarbij zowel informatie op papier als digitaal voorhanden is. Door de papieren dossiers te (laten) digitaliseren en beschikbaar te maken in uw HRM-applicatie, heeft u één overzicht van alle informatie over een betreffende medewerker. Efficiënt, veilig én transparant.

Een gescand dossier dat ook nog eens voorzien is van OCR (Optical Character Recognition) biedt veel meer mogelijkheden dan de papieren versie als het gaat om doorzoekbaarheid . In veel gebruikte applicaties (bijvoorbeeld AFAS en Raet) is het mogelijk om deze dossiers als PDF onder te brengen en te doorzoeken. Daarmee komt in één keer vanuit één bron een berg informatie naar voren die ervoor zorgt dat u toch nog de juiste persoon op die moeilijk in te vullen vacature kunt plaatsen.

Het eenvoudig kunnen zoeken van de juiste informatie, is slechts één van de vele voordelen die het digitale personeelsdossier kan bieden. Benieuwd naar deze voordelen? I-FourC vertelt u hier graag meer over tijdens een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

 

Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons Privacy Policy voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.