Rian Schmitz Rian Schmitz
Marketing & Communicatie Specialist
1 februari 2017

Duurzaam, veilig en toegankelijk archiveren. Een goed archief hoort toegankelijk te zijn en is een bron van informatie voor het handelen van mensen en organisaties die niet alleen vandaag relevant is, maar ook morgen, overmorgen en lang daarna. Gewenste informatie moet gevonden kunnen worden. Het vormgeven van de informatiehuishouding is dan ook essentieel!

Informatie verspreid

In geen een organisatie is informatie op één plek te benaderen. Informatie in papieren vorm, een email, een geschreven notitie of je digitale archief. Overal bevindt zich informatie die nodig is om samen één complete beeld te vormen. Maar hoe bereik je als organisatie en als werknemer nu de beste manier om een overzichtelijk beeld te creëren van al deze informatie?

Informatiehuishouding onlosmakelijk verbonden

Het is noodzakelijk om als organisatie efficiënte keuzes te maken op het gebied van informatiebeheer. Het archief is onlosmakelijke verbonden met de gehele informatiehuishouding binnen een organisatie. Elke organisatie stelt andere kwaliteitseisen aan archieven en aan de informatiehuishouding. Een moderne, maar vooral duurzame informatiehuishouding is opgezet als  informatie uit het papieren archief toegankelijk is en daarnaast ook rekening gehouden wordt met nieuwe papieren en digitale informatie. Dé combinatie voor een werkende informatiehuishouding.

Opsplitsen om samen te voegen

Als men informatie uitsplitst in actuele informatie, minder actuele en statische informatie om zo informatie op de juiste manier op te bergen en terug te vinden, kan er een sluitende informatiehuishouding opgezet worden. Aan de hand van actualiteit kan er gekeken worden wat wel en geen voorrang heeft in het digitaal maken van informatie. Het is verstandig om actuele informatie direct te digitaliseren en direct in het systeem toegankelijk te maken. Informatie die niet direct nodig is, maar mogelijk in de toekomst wel, is juist heel geschikt voor extern archiefbeheer. Maar natuurlijk wel met de mogelijkheid om deze ook te digitaliseren en wanneer nodig beschikbaar te hebben, om zo efficiënt te archiveren. Statische informatie kan worden opgeslagen in dozen om ruimte te creëren en bij nood ook digitaal te kunnen aanvragen. De combinatie van archiefbeheer, archiefopslag en digitaliseren (op aanvraag) van informatie die te samen beschikbaar is via één digitaal systeem gekoppeld aan het primaire informatiesysteem is de uitkomst. Het uitsplitsen van informatie zorgt voor een efficiënte manier van toegang creëren.

Nieuwe werkwijze; geen eilandjes meer

Is die nieuwe informatiehuishouding helemaal ingezet, dan kunnen organisaties medewerkers ondersteunen bij het werken anno 21ste eeuw. Informatie is dan toegankelijk waar en wanneer je het nodig hebt! Alleen zo creëert u een hogere mate van efficiëntie en een toegankelijk archief!

I-FourC Archiefspecialist bied verschillende vormen van archiefbeheer waardoor u de meest efficiënte en kostenbesparende oplossing krijgt voor informatie. We kunnen klanten op deze manier van A tot Z ontzorgen.

Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons cookiestatement voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.