Bei vielen Unternehmen und Organisationen bestehen Zweifel und Unklarheiten hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen von Dokumenten. Diese Aufbewahrungsfristen wirken sich jedoch entscheidend auf Sicherheitsrisiken von Unternehmen und Organisationen aus. Unvollständige oder gar unauffindbare Dokumente können zu langwierigen Prozessen vor Gericht führen. Differenziertes Dokumentenmanagement kann diese Risiken minimieren.

Die Erfassung und korrekte Aufbewahrung von Dokumenten kann durchaus zeitaufwendig sein. Und auch dann kann ein einfacher und zuverlässiger späterer Zugriff auf diese Dokumente nicht immer gewährleistet werden. Zudem ist viel Lagerraum erforderlich und der Umfang der Dokumente nimmt stetig zu, da bestimmte Dokumente Aufbewahrungsfristen unterliegen. Einige Beispiele der Aufbewahrungsfristen von Dokumenten:

Zusätzlich zu komplizierten Prozessen vor Gericht können auch Betriebs- und Bilanzprüfungen bei Verstößen gegen diese Pflichten zu hohen Bußgeldern und Strafen führen.

AUFBEWAHRUNGSFRISTEN ARCHIV: DIFFERENZIERUNG SORGT FÜR EIN KOSTENEFFIZIENTES ERGEBNIS

Wir empfehlen eine eindeutige Übersicht der vorhandenen Daten und somit eine adäquate Differenzierung. Um hier Kostenersparnisse erzielen zu können, müssen die Aufbewahrungsfristen innerhalb des Archivs präzise erfasst werden. Dieser hier angesprochene differenzierte Ansatz umfasst ebenfalls, dass aktuell genutzte Akten – wie Personalakten von derzeitigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder momentan eingesehene Patientenakten – per Software unmittelbar digitalisiert und dann digital bereitgestellt werden. Wenn physische Akten zwar regelmäßig angefordert werden, dies jedoch nicht zwingend erforderlich ist, empfehlen wir die externe Archivverwaltung. Die Akten werden dann individuell in unserem Hochsicherheitsarchiv eingelagert und vom Kunden bei Bedarf über die Software angefordert. Die Anforderung ist rund um die Uhr möglich. Anschließend kann die Akte innerhalb von 15 Minuten digital eingesehen werden. Auf diese Weise vermeiden Sie Kosten durch unmittelbare Digitalisierung aller Akten. Denn die Praxis zeigt, dass ein gewisser Anteil an Dokumenten nach der Einlagerung nie wieder eingesehen werden muss. Eine Lieferzuverlässigkeit von 100 % ist selbstverständlich garantiert.

GUTER ÜBERBLICK ÜBER AUFBEWAHRUNGSFRISTEN IN ARCHIVEN

Mit diesem Ansatz können Sie Ihre Dokumente und deren Aufbewahrungsfristen kosteneffektiv und bequem verwalten. So werden Dokumente nicht länger als erforderlich aufbewahrt, vermeiden Sie Datenverluste und können Sie Informationen jederzeit abrufen. Zudem zeichnet sich eine solche Investition durch eine gute Amortisierungszeit aus.
Die Aufbewahrungsfristen innerhalb Ihres Archivs legen Sie selbst fest. Diese hinterlegen wir in unserer Software und berücksichtigen sie bei der Verarbeitung. Verstrichene Aufbewahrungsfristen erkennen Sie so unverzüglich. Auf Wunsch können wir die Akten dann fristgerecht vernichten.

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