Simone de Meulemeester
Marketing assistent
25 June 2018

Digitalisieren…. dass „digitales“ Arbeiten Realität ist, ist für niemanden mehr eine Überraschung. Papier verschwindet immer mehr aus unserem Arbeitsumfeld, aber warum sollten Sie sich für die Digitalisierung entscheiden? Was sind die Vorteile davon? Am Welt-Spartag listen wir für Sie einige der (vielen) Einsparungen der Digitalisierung auf.

1: Platz

Es spart enorm viel Platz! Stellen Sie sich vor… Alle Räume und/oder Schränke, die jetzt voller Berge von Ordnern, Akten und Kisten sind: LEER! Sie werden diesen Platz zweifellos besser nutzen. Digitalisieren bedeutet: Es geht kein kostspieliger physischer Platz mehr an Ihr Archiv verloren.

2: Zeit

Zeitraubendes Suchen nach Dokumenten gehört der Vergangenheit an. Wenn Sie sie überhaupt schon in Ihrem Archiv finden! Durch die einfache Eingabe einer Reihe von Suchbegriffen können Sie digital auf alle Ihre Dokumente zugreifen. Mit nur einem Klick! Kein Frust mehr mit Akten, die auf einmal auf dem Schreibtisch eines Kollegen liegen, anstatt im Archivraum. Das spart viel Zeit bei der Suche. Und Sie können sicher sein, dass Sie die richtige, aktuelle Version Ihres Dokuments haben.

3: Geld

Sie sparen Geld! Natürlich erfordert die Digitalisierung eine Investition. Es ist jedoch eine Investition, die sich in kürzester Zeit amortisiert. Die reduzierte Suchzeit und die geringeren Kosten für Papier, Drucker und Toner sind nur einige Beispiele dafür.

4: Umwelt

Die Digitalisierung ist besser für die Umwelt. Warum? Sie brauchen kein Papier mehr, und woraus besteht Papier? Richtig! Aus Bäumen. Weil Sie kein Papier mehr verwenden oder weniger Papier verbrauchen, gehen Sie nachhaltiger mit unseren Bäumen und unserer Umwelt um.

5: Verlust von Dokumenten

Durch die Digitalisierung des Archivs wird das Risiko auf einen Verlust von Dokumenten deutlich reduziert. Denken Sie z.B. an Feuer- und/oder Wasserschäden. In digitaler Form sind Ihre Dokumente vor diesen Gefahren geschützt. Es handelt sich hierbei oft um wichtige, geschäftskritische und/oder persönliche Daten, die unbedingt vor äußeren Einflüssen geschützt werden müssen.

6: Efficiency

Die Digitalisierung macht es einfach, Informationen auszutauschen und zu analysieren. Sie müssen nicht mehr hunderte von Dokumenten per E-Mail versenden und unzählige verschiedene Versionen erstellen. Sie können nun Berge von Informationen auf Knopfdruck austauschen. Dank umfangreicher Berechtigungsstrukturen können Sie auch genau bestimmen, wer Einblick in welches Dokument hat. Und das ist nicht nur effizient, sondern auch extrem sicher.

 

Oft dauert es eine Weile, bis man sich an den Wandel von einer papierbasierten Arbeitsumgebung zu einer digitalen Arbeitsumgebung gewöhnt hat. Es sind aber gerade diese Vorteile/Einsparungen, die diese Transformation lohnenswert machen. Denn sagen Sie selbst, schließlich wollen wir alle innerhalb kürzester Zeit das höchste und effizienteste Ergebnis für unsere Organisation erreichen. Die Digitalisierung hilft dabei.

Möchten Sie mehr erfahren oder wünschen Sie Beratung? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf!

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