Simone de Meulemeester
Marketing assistent
18 Juni 2018

Im Idealfall wird das Papier-Personalarchiv digitalisiert und in das vertraute System integriert, das bereits im Einsatz ist. Es gibt viele HRM-Abteilungen, und zwar branchenbreit, die diesen Schritt machen oder machen wollen. Dies ist auch im Hinblick auf den Schutz der persönlichen Daten der Mitarbeiter ein wichtiges Anliegen. Dennoch hören wir regelmäßig, dass Organisationen viel Zeit damit verbringen und selbst daran arbeiten müssen. Das Gegenteil ist wahr.

Neugierig auf die Auswirkungen der Digitalisierung auf Personalakten? Lesen Sie dann schnell weiter.

Klare Absprachen, klare Planung

Ein erfahrener Berater unterstützt Sie bei der Entscheidungsfindung. Dank unserer umfangreichen Erfahrung mit der Digitalisierung von Personalakten können wir Sie bei der Entscheidungsfindung gezielt unterstützen. Gemeinsam widmen wir uns der aktuellen, physischen Personalakte. Wie sieht diese aus? Welche Registerstruktur wird verwendet? Wir betrachten auch den digitalen Wunsch und bestimmen eine Reihe von Dingen, die wichtig sind. Ein paar Beispiele:

  • Wie sollen Ihre digitalen Personalakten aussehen?
    Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Akten zu digitalisieren. Darüber entscheiden wir im Vorfeld. Denken Sie an das Scannen anhand der Dokumententypen, die Sie definiert haben, oder an das Scannen anhand des physischen Aufbaus der Akte.
  • Möchten Sie die Akten in Farbe oder in Schwarzweiß scannen?
    Wir empfehlen, die Akten nur dann in Farbe zu scannen, wenn die Farbe eine Funktion hat. Wenn in Farbe gescannt wird, entstehen größere Dateien. Gibt es Kopien von Personalausweisen oder Reisepässen in den Akten? In diesem Fall digitalisieren wir nur diese Seite in Farbe. Wenn diese Kopien in Schwarzweiß gescannt werden, bleibt ein unlesbares Bild übrig.
  • Möchten Sie die Akten mit OCR (Optical Character Recognition) versehen?
    Wenn Sie die Akten in digitaler Form komplett durchsuchbar haben möchten, müssen wir den Prozess um OCR erweitern. Dies ist optional.

Selbst aufräumen?

Organisationen erwägen oft, Akten vorab selbst zu aufzuräumen, indem sie bestimmte Papierinformationen aus den physischen Akten herausnehmen. Somit spart man Digitalisierungskosten. Es ist jedoch sehr wichtig, gut darüber nachzudenken. Das Aufräumen ist ein zeitaufwendiger Prozess, und Sie sollten sich fragen, ob es die Mehrkosten für eine Reihe von zusätzlichen Seiten bei der Digitalisierung wert ist.

Direkt in ihr vertrautes System

Wenn Sie wünschen, können wir eine Reihe von Probeakten vorab digitalisieren. Sie können diese beurteilen und wenn Dinge geändert werden müssen, können wir das leicht anpassen, bevor wir alle Akten digitalisieren. Nach Abschluss des Scanvorgangs sorgen wir für einen automatischen Import in das System, mit dem Sie bereits arbeiten. Gängige Systeme sind AFAS oder Raet. Sie selbst müssen nichts tun. Wir sorgen dafür, dass die digitalisierte Akte beim entsprechenden Mitarbeiter erscheint. Einfach, sicher und zuverlässig!

Zuganglichkeit während der digitalisierung

Es ist übrigens ein Missverständnis, dass Sie während der Digitalisierung nicht auf Ihre Personalakten zugreifen können. Stellen Sie sich vor, dass der Digitalisierungsprozess drei Wochen dauert; wahrscheinlich brauchen Sie Ihre Akten in der Zwischenzeit. Unsere Faustregel: Nur beim Transport können Sie nicht auf die Akten zugreifen. Dank eines strengen Registrierungsverfahrens sofort nach der Ankunft bei I-FourC können Sie Ihre Akten während dieser drei Wochen anfordern. Diese werden dann vorrangig für Sie digitalisiert, sodass Sie keine Unannehmlichkeiten durch den Digitalisierungsprozess erfahren.

 

Wie Sie vielleicht lesen können, sind es vor allem diese Entscheidungen vorab, die eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Sie werden von I-FourC beraten, damit Sie die richtigen Entscheidungen treffen können. Von diesem Moment an wird Ihnen alle Arbeit abgenommen und alles, was zählt, ist, dass Ihnen das Ergebnis innerhalb der vereinbarten Zeit in dem System zur Verfügung steht, mit dem Sie bereits arbeiten.

Benötigen Sie eine unverbindliche, individuelle Beratung? Wir helfen Ihnen gerne!

 

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