INFORMATIONSHAUSHALTUNG

Oft geben Organisationen an: „Wir wollen digital sein, wir werden also unser ganzes Archiv digitalisieren.” Digitalisierung ist jedoch nicht immer die kostengünstigste Lösung für das komplette Archiv. Als Organisation muss man effiziente Auswahlen treffen auf dem Gebiet der Informationsverwaltung. Eine Organisation sollte daher unterscheiden zwischen aktuellen und weniger aktuellen Informationen. Anhand davon entscheiden Sie, was Vorrang beim Übergang in eine digitale Arbeitsumgebung hat und was nicht. Es ist sinnvoll, aktuelle Informationen direkt zu digitalisieren. Akten, die Sie heute nicht ständig benötigen, wohl aber zukünftig, eignen sich besonders für eine externe Archivverwaltung. Sind die Aufbewahrungsfristen Ihrer Akten noch nicht abgelaufen und wollen Sie diese Akten physisch aufbewahren? Auch dafür haben wir eine Lösung: Archiveinlagerung. Wollen Sie Akten vernichten, dann bieten wir Ihnen die Aktenvernichtung an.

DER ARCHIVSPEZIALIST

Der Archivspezialist bietet verschiedene Zugangsmöglichkeiten zu Ihrem Archiv an. Wir können Ihnen Ihre Sorgen so von A bis Z abnehmen. Aktuelle Akten eignen sich für Digitalisierung, da die Zugangsfrequenz hoch ist. Für die übrigen Akten empfehlen wir die externe Archivierung. Indem wir diese Akten in gesicherten Archivdepots unterbringen, lösen wir z.B. auf einfache Weise ein räumliches Problem. Sollte ein Aktenordner benötigt werden, kann dieser mit Scanning on Demand digital zur Verfügung gestellt werden. Auf diese Weise arbeiten Sie vollständig digital, ohne Ihr gesamtes Archiv digitalisieren zu lassen! Für die semi-statischen und statischen Akten bietet Ihnen I-FourC zwei Arten der externen Archivierung. So erzielen wir ein effizientes Resultat, nicht nur auf der Kostenseite, sondern vor allem beim Aktenzugang, und können wir auf einfache Weise trennen zwischen Aktenordnern, bei denen sich Digitalisierung, eine individuelle Archivierung oder Masseneinlagerung anbieten. So schaffen wir ein hohes Maß an Effizienz und eine kostengünstige Lösung für jede Archivherausforderung!

ARCHIVVERWALTUNG BEI I-FOURC

ArchiefspecialistI-FourC Archivverwaltung archiviert auf einzigartige Weise. Hiermit garantieren wir Zugang zu Ihrem Archiv und die richtige Verwaltung anhand der Aktualität Ihres Archivs, sodass Sie 100% Lieferzuverlässigkeit haben.

Die aktuellsten Akten registrieren wir individuell bei Ankunft. Durch diese Methode ist I-FourC in der Lage, mit Scanning On Demand meist innerhalb von 15 Minuten während der Arbeitszeit einen benötigten Aktenordner digital an Sie aus unserem Archiv zu liefern. Diese Form der Archivierung wird häufig für Aktenordner verwendet, die zwar nicht direkt nötig sind, sollten sie jedoch gebraucht werden, blitzschnell zur Verfügung stehen müssen. Für Aktenordner, die schnell zur Hand sein müssen, wenn Sie sie brauchen, ist dies eine sehr effiziente und zielgerichtete Lösung.

Der Mehrwert von I-FourC Archivverwaltung:

Archiveinlagerung BEI I-FOURC

Für die statischen Akten empfehlen wir Externe Archiveinlagerung. Eine sichere Lösung für ein Archiv, in dem nicht oder kaum noch etwas nachgeschlagen wird. Die Aktenordner werden in ihrer gesamten Menge eingelagert. Denken Sie dabei z.B. an Kartons auf Paletten oder Ordner in Archivmobilen. Wir registrieren dabei die Kartons und die Palette auf Basis der vom Kunden erhaltenen Informationen.

Ein wesentlicher Unterschied zur externen Archivverwaltung ist, dass hier der Inhalt des Kartons und nicht der individuelle Aktenordner registriert wird. Sollten Sie einen Ordner benötigen, geben Sie einfach an, in welchem Karton sich der gewünschte Ordner befindet. Per Scanning on Demand können wir auf eine Anfrage innerhalb von 24 Stunden reagieren. Eine sehr zugängliche und kostensparende Form der Archiveinlagerung!

Der Mehrwert von I-FourC Archiveinlagerung:

HOCHSICHERHEITS-ARCHIVDEPOT

Sicherheit nimmt in unserer gesamten Unternehmensführung einen zentralen Platz ein. I-FourC macht dort weiter, wo andere aufhören. Kunden haben bei uns die Möglichkeit, vertrauliche und persönliche Unterlagen in einem Hochsicherheits-Archivdepot einzulagern. I-FourC hat Archivdepots, die extrem hohen Sicherheitsstandards für Archivsicherung entsprechen. Sowohl auf physischem wie auch auf digitalem Gebiet steht Informationssicherheit bei uns an erster Stelle. Dies belegen u.a. die Zertifikate ISO 27001 und NEN 7510, über die wir verfügen.

Eine moderne, zertifizierte Feuermeldeanlage sorgt dafür, dass unsere Kunden sich darauf verlassen können, dass Ihre Akten in unserem Archiv optimal aufbewahrt und gesichert werden. Darüber hinaus verfügt unser Archivdepot über eine permanente Kameraüberwachung und eine Einbruchmeldeanlage, die mit der regionalen Meldezentrale verbunden ist. So wissen Sie, dass Ihre physischen Dokumente sicher aufgehoben sind.

Die Sicherheitsvorkehrungen des I-FourC Archivspezialisten: