ARCHIVVERWALTUNG

Wie werden meine Akten bei I-FourC verwaltet?

Im Archiv von I-FourC werden die Akten unserer Kunden einzeln archiviert, sodass diese schnell und einfach abgerufen werden können.

Wie schnell steht eine Akte digital zur Verfügung?

Je nach zuvor vereinbartem Service Level Agreement wird eine Akte innerhalb von 1,5 bis 48 Stunden (volle Stunden) bereitgestellt. In der Praxis kann eine Akte – in dringenden Fällen – jedoch innerhalb von 15 Minuten digitalisiert übermittelt werden.

Kann ich Akten täglich rund um die Uhr abrufen?

Ja, I-FourC bietet auch einen 24-Stunden-Service an.

Wie werden physische Akten zurückgegeben?

Die von I-FourC verwalteten Akten werden in einem Hochsicherheitsarchiv gelagert und können nicht nur digital, sondern auch physisch – die eigentliche Akte also – angefordert werden. Diese versenden wir als Einschreiben per Post bzw. Kurier.

SICHERHEIT

Ist I-FourC nach ISO zertifiziert?

I-FourC ist nach ISO 27001 zertifiziert und erfüllt die Auflagen der Normen NEN7510 und ISO 9001. Die SaaS-/Cloud-Computing-Lösungen erfüllen zudem die Verisign-Standards. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen zudem ein Führungszeugnis vorlegen und verpflichten sich schriftlich zur Geheimhaltung.

Wie wird das externe Archiv von I-FourC gesichert?

Das Archiv ist mit Kameraüberwachung sowie Brandmelde- und Löschgasanlagen ausgestattet und es gilt eine strikte Zutrittskontrolle. Das gesamte Gelände ist von einem Sicherheitszaun umgeben. Akten verlassen das Archiv zur Weiterverarbeitung ausschließlich innerhalb festgelegter Zeiträume und werden am Ende des Arbeitstages stets im sicheren Archiv eingelagert.

SOFTWARE

Können digitale Dokumente einer vorhandenen digitalen Akte hinzugefügt werden?

Mit dem I-FourC® Virtual Printer Driver™ und I-FourC® Office Add-On™ werden Dokumente einer vorhandenen Akte hinzugefügt. Über die integrierte Schaltfläche können Sie Dokumente der I-FourC® Virtual File™ digital hinzufügen.

Können physische Dokumente einer vorhandenen Akte hinzugefügt werden?

Mit der I-FourC® ScanSuite™ kann ein Dokument einer vorhandenen Akte innerhalb des I-FourC® Virtual Archive™ hinzugefügt werden. Mit der Software oder der multifunktionalen Anwendung können Sie eine Registerkarte wählen, der das eingescannte Dokument hinzugefügt werden soll.

Die Reihenfolge der Dokumente innerhalb der I-FourC Virtual File ist falsch.

Je nach Zugriffsberechtigung können Benutzer die Reihenfolge der Dokumente innerhalb der I-FourC Virtual File ändern.

Kann ich in der I-FourC Virtual File Notizen einfügen?

Ja, in der I-FourC Virtual File können Sie – wie in einer Papierakte – Notizen einfügen. Zudem können Sie auch Haftnotizen hinzufügen und Passagen hervorheben.

Liegt für bearbeitete Dokumente eine Versionierung vor?

Die Software erfasst sämtliche Änderungen. Dies umfasst ebenfalls eine Versionierung. Somit können Sie zu früheren Dokumentenversionen zurückkehren.

Wir nutzen bereits ein eigenes zentrales System. Kann die Software von I-FourC integriert werden, sodass ein vollständig digitales Archiv geschaffen werden kann?

Das System von I-FourC kann grundsätzlich nahtlos in ePA-, eKA- sowie verschiedene DM-Systeme integriert werden. So können Sie die neue Art der Archivierung mit dem bisherigen Verlauf kombinieren und so ein vollständiges digitales Archiv aufbauen und innerhalb der Ihnen vertrauten Anwendungsumgebung arbeiten.

Können Akten auch mit unserem eigenen System synchronisiert werden?

I-FourC verwendet einen Communicator, sodass die Softwaresysteme von I-FourC mit den von Ihnen eingesetzten Systemen kommunizieren können. Dank dieser Technologie können alle Akten und Informationen synchronisiert und eine vollständige Akte aufgebaut werden.

Kann ich Akten auch ohne Internetverbindung einsehen?

Nach dem Herunterladen der Akten auf Ihren Desktop in der I-FourC® Virtual File for iPad™ ist für das Einsehen der Akten keine Internetverbindung erforderlich.

Wir verarbeiten datenschutzrelevante Daten. Wie sind die Zugriffsrechte in I-FourC JIM und dem I-FourC Virtual Archive festgelegt?

Der Zugriff kann über die den Benutzern zugewiesenen Rollen festgelegt werden. Diese Zugriffsrechte können zudem auf Dokumenten- und Aktenebene, nach Aktentyp und auch Archivort festgelegt werden. So lässt sich der Zugriff auf Akten und Daten umfassend festlegen.

Wie werden Akten digital bereitgestellt?

Die von I-FourC gescannten Akten werden dem Kunden grundsätzlich über unsere Software zur Verfügung gestellt. Dies gewährleistet unter anderem die Sicherheit und den ausschließlich berechtigten Zugriff. Zudem können Akten auch physisch bereitgestellt werden.

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