Jalema File Management (J-F-M)

Aus dem Bereich Gesundheitswesen verzeichnete Jalema eine steigende Nachfrage hinsichtlich der Einlagerung von Patientenakten. Denn insbesondere Krankenhäuser haben zunehmend unzureichende Archivkapazitäten. Gesetzlich sind jedoch bisweilen lange Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben.

Um dieser Nachfrage gerecht zu werden, errichtete Jalema somit in der Charles Ruysstraat in Reuver (NL) ein Archivgebäude mit einer Lagerkapazität, die aneinandergereiht rund 35 Kilometer an Akten ergibt. Der neue Unternehmensname Jalema File Management verdeutlicht den Aspekt der Aktenlagerung und -verwaltung. Den heutigen Anforderungen entsprechend ist das Gebäude mit umfangreicher Sicherheitstechnik – wie Einbruchmeldeanlage, Kameraüberwachung, Zutrittskontrolle sowie Brandmelde- und Löschgasanlagen – ausgestattet.

Geschichte

1986
DBS Dossier Beheer Systeem (1986 bis 1995)
Das erste logistische Softwarepaket, das von Kunden zur Verwaltung der ständig wachsenden Archive eingesetzt wurde. Dieses wurde zunächst als Stand-alone-Lösung lokal im Archiv genutzt. Die nächste Version ermöglichte den Austausch auf Grundlage des damals entwickelten HL7-Standards.
1995
Jalema Information Manager (JIM)
Entwicklung des DBS-Nachfolgers mit dem Namen JIM – Jalema Information Manager. Angesichts der sich in Sachen IT stark verändernden Welt gewann die Softwareentwicklung zunehmend an Bedeutung. Denn bisher erfolgte die Übermittlung von Informationen und Daten ausschließlich auf Papier. Bereits zu diesem Zeitpunkt konzentrierten wir uns auf Szenarien, in denen Papierdokumente und digitale Daten gemeinsam genutzt werden (müssen). Und genau diese Vielseitigkeit zeichnet die von uns entwickelte Software aus. Eine Client-Server-Anwendung, mit der physische wie digitale Akten verwaltet werden können. Mit JIM können sämtliche Informationsinseln verwaltet und den Endbenutzern zugänglich gemacht werden.
Mediaans
Mit diesem Softwarepaket konnten Kunden nun Akten von Jalema File Management anfordern. Die eingescannten Akten wurden anschließend vollständig oder selektiv auf Papier gedruckt. Hierzu stellte Jalema den Kunden einen PC samt Modem zur Verfügung.
Code in One on demand
Dieses Stand-alone-Programm wurde Ende der 1990er-Jahre veröffentlicht und bis Mitte 2006 weiterentwickelt. 2012 folgte dann eine internetbasierte Version. Mit nur wenigen und einfachen Schritten kann der Benutzer ein eigenes Farbcodierungsetikett entwickeln. Diese Etiketten werden für die Hängeregister von Jalema verwendet. Der Einsatz einer Farbcodierung verhindert bei der Archivierung ein falsches Einordnen und verkürzt die Suche nach Akten um rund 40 %. Die Eingabe der Daten für die Etiketten erfolgt auf unterschiedliche Weise: manuell, per Software oder mittels Verknüpfung mit einer Datei.
1999
Gründung I-FourC
1999 wurde der Geschäftsbereich J-F-M in die eigens dafür gegründete Jalema File Management B.V. übergeleitet.
2000
2000 erfolgte die Gründung von DSD. Eine separate Abteilung, die sich auf die Vermarktung von Software und Dienstleistungen von Jalema konzentrierte. Hier arbeiteten Programmierer, Support-Mitarbeiter und die Buchhaltung zusammen, um drei wichtige Produkte zu entwickeln und zu unterstützen: die Software von J-F-M, Code in One on demand und das modulare Programm
Jalema Intake Solution (JIS)
Hierbei handelte es sich um ein von Division Software Development von Jalema entwickeltes benutzerfreundliches Tool zur schnellen und fehlerfreien Registrierung und Verknüpfung von Akten mit Aktenzeichen, die J-F-M zur Verwaltung von Akten verwendet. Dieses System bildete die Grundlage für die Registrierung von Akten bei J-F-M.
2002
Entwicklung von I-FourC Virtual File
I-FourC Virtual File wurde entwickelt. 2002 entwickelte unsere Softwareabteilung den virtuellen Ordner. Dies war der Beginn der Herangehensweise, die I-FourC seit der Gründung anstrebte: das Gefühl von Papier in einer digitalen Welt. Dieser Ansatz ist der Ausgangspunkt für alle von I-FourC entwickelten Lösungen.
Firmengebäude von I-FourC wird gebaut
Das Firmengebäude von I-FourC wurde gebaut und die ehemaligen Lagerhäuser von Jalema machten Platz für Scanning on Demand. Davor war diese Abteilung ein Teil des Unternehmens Jalema.
2003
I-FourC Scan Suite (2003 bis heute)
Diese eigens entwickelte Software auf Grundlage des TWAIN-Standards ermöglicht schnelles und fehlerfreies Scannen.
2004
Unternehmensname I-FourC Technologies B.V.

2004 wurde Division Software Development in die Jalema File Management B.V. übergeleitet und firmierte man nun als I-FourC Technologies B.V.
Das leicht umzusetzende Umstellungskonzept führte zu neuen, benutzerfreundlichen Anwendungen, die einen großen Absatz finden.

Der Name I-FourC hat zwei Bedeutungen:

  • • Die 4 I und das C von I-FourC: Innovation, Information, Integration und Interaktion sowie Computertechnologie
  • Innovation
    I-FourC setzt für das Umstellungskonzept neueste und fortschrittlichste Technologie ein. Als zertifizierter Microsoft-Partner nutzt I-FourC die .Net-Technologie von Microsoft, die eine optimale Integration, schnelle Verarbeitung und effiziente Softwareentwicklung garantiert.
  • Informationen
    Die meisten Unternehmen und Organisationen richten selbst ein digitales Informationsarchiv ein. Dennoch sind viele Informationen auch heute noch auf Papier vorhanden. Dies erschwert den Überblick über alle verfügbaren Informationen zu einem bestimmten Thema. Das I-FourC-Umstellungskonzept „Vom ersten Tag an papierlos!“ bietet die perfekte Lösung. Mit nur einem Klick erhalten Sie einen vollständigen Überblick über alle notwendigen Informationen. Dies erhöht die Qualität und Aktualität Ihrer Informationsumgebung erheblich.
  • Intégration
    Selbstverständlich möchten Sie die von uns digitalisierten Informationen nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Das entspricht genau dem Ansatz von I-FourC und dies setzen wir um. Alle vorhandenen und neuen digitalen Informationen werden an einem Ort zusammengeführt, sodass Sie alle Informationen an einer gemeinsamen Stelle abrufen und bearbeiten können.
  • Interaktion
    Dank der IT-Komponenten von I-FourC wird der laufende Informationsbedarf automatisch gedeckt. So können Sie vom ersten Tag an vollständig papierlos arbeiten und ist die Kontinuität Ihrer täglichen Arbeitsprozesse gewährleistet.
Spricht man I-FourC aus, so zeigt sich die zweite Bedeutung: die englischen Wörter „I foresee“ – „Ich sehe voraus“, also. Das Konzept von I-FourC entstand in einer Zeit, als noch große Mengen an Papierdokumenten archiviert werden mussten. Zu diesem Zeitpunkt war das „papierlose Büro“ ein Schlagwort und ein nahezu überall angestrebtes Ziel. Mit dem I-FourC-Konzept sah sich Jalema gut für die Zukunft aufgestellt.

Web Enabling (2004 bis 2009)
Web Enabling ist eine Anwendung, mit der Kunden – ohne lokale Softwareinstallation – über das Internet Zugriff auf Ihre Akten erhalten. Hierzu muss lediglich einmalig eine VPN-Verbindung eingerichtet werden. Mit einem Key Fob (digitaler Schlüssel) und Benutzernamen kann man so über dieses Virtual Private Network auf die eigenen Akten zugreifen, sie anfordern und einsehen. Hierbei kommen selbstverständlich strengste Sicherheits- und Datenschutztechnologien zum Einsatz.
2005
Erster Massenscan
Erster Massenscan für ein großes Krankenhaus.
2006
Massenscan
Wir erweitern unser Konzept um den Massenscan, sodass wir eine umfassende Dienstleistung anbieten können.
Front End (Mitte 2007 bis 2011)
Front End ersetzt Web Enabling und ist eine „Light-Version“ des JIM von I-FourC (Client-Server) und dient der Anforderung, Verwaltung und Anzeige der an I-FourC übergebenen Akten. Die digitalisierten Akten werden innerhalb der I-FourC Virtual File auf dem Bildschirm angezeigt. Dabei ist einfaches Lesen und Blättern das Motto.
2008
Softwarelösung als SaaS-Konzept
I-FourC bietet seine Software nun auch als SaaS-Lösung an. Hierbei kann die Anwendung über eine gesicherte Internetverbindung und Website genutzt werden. Dies ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff rund um die Uhr.
Auftrag Krankenhaus Orbis
2008 erhielten wir unseren bis dahin größten Auftrag. Das Krankenhaus Orbis beauftragte uns mit der Digitalisierung von 300.000 Patientenakten und der Einlagerung von 700.000 Akten in unserem Aktenarchiv.
Einführung des Tablet-PCs
Der Tablet-PC von Motion – dem Vorgänger des iPads – wird in unser Konzept eingebunden. Digitales Arbeiten gewinnt damit zunehmend an Bedeutung.
2009
I-FourC Virtual Archive
Softwareentwicklung ist nie abgeschlossen – sie zeichnet sich durch fortwährende Weiterentwicklung aus. Und so entwickelte I-FourC 2009 eine SaaS-Lösung mit dem Namen I-FourC Virtual Archive. Hierbei handelt es sich um sogenannte Software as a Service – ein Teilbereich des Cloud-Computings –, mit der Kunden sämtliche Informationsinseln verwalten und Akten abrufen können. Mit dem I-FourC Virtual Archive bietet I-FourC Kunden eine zentrale Speicherung von Daten, umfangreiche Speicherkapazitäten und die Nutzung der I-FourC Virtual File. Das I-FourC Virtual Archive wird künftig zudem als Lösung vor Ort verfügbar sein.
2010
Neue Scan-Straße
Die Kapazität der Scan-Straße für den Massenscan wurde im Dezember 2010 erweitert, sodass eine größere Anzahl von Dokumenten verarbeitet werden kann. Mit dieser Kapazitätserweiterung kann die aktuelle Scan-Straße die große Menge neuer Dokumente, die I-FourC erhält, besser und schneller verarbeiten. l’actuelle procédure de numérisation est plus adaptée aux grandes quantités de documents qu’I-FourC doit traiter.
Modernes Unternehmensgebäude unterstützt Wachstum von I-FourC
Das moderne, helle Unternehmensgebäude in Reuver verfügt über Büros, Schulungs- und Besprechungsräume sowie flexible Arbeitsplätze. Auch hier werden neue Anwendungen und Releases entwickelt. Der offene Verbindungsflur zur Digitalisierungsabteilung symbolisiert die umfassende Verbindung der Archivierung mit der Digitalisierung.
Fort Knox an der Maas
Die Archivkapazität in Reuver – auch Fort Knox an der Maas genannt – umfasst umgerechnet rund 80 Kilometer aneinandergereihte Akten. Mit der externen Archivierung erhalten unsere Kunden wertvollen Lagerraum zurück. Zertifizierungen, Protokolle, Kameraüberwachung und eine leistungsfähige Löschgasanlage sorgen für ein äußerst hohes Dienstleistungsniveau von I-FourC. Hier sind die uns von unseren Kunden anvertrauten Informationen und Daten garantiert sicher gelagert.
Einrichtung des Sozialfonds
Eine besondere Initiative im Rahmen der unternehmerischen Gesellschaftsverantwortung – Corporate Social Responsibility – ist der Sozialfonds von I-FourC. Jedes Jahr spenden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von I-FourC einen Teil ihrer Boni dem Sozialfonds. Diesen Betrag verdoppelt die Geschäftsführung anschließend. Dank dieser laufenden Spende kann I-FourC jedes Quartal gemeinnützige Vereine und Initiativen finanziell unterstützen.
CSR-Zertifikat
Seit 2010 sind wir Mitglied des niederländischen Verbandes für unternehmerische Gesellschaftsverantwortung MVO-Nederland. Wir übernehmen Verantwortung und stellen in Bezug auf Sicherheit, Qualität und unternehmerische Gesellschaftsverantwortung strenge Anforderungen an uns selbst. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Partner und Lieferanten setzen dies im Arbeitsalltag konsequent um.
2012
I-FourC Virtual File für iPad
Die Entwicklung unserer iPad-App: I-FourC Virtual File für iPad beginnt. Die mobile Erweiterung des digitalen Archivs in Kombination mit unserem I-FourC Virtual Archive.
2014
10-jähriges Jubiläum
2014 feierten wir unser 10-jähriges Jubiläum – ein wichtiger Meilenstein für uns.
ISO-27001-Zertifikat
Eine optimale Dienstleistung für unsere Kunden war schon immer unser Ziel. Die Zertifizierung nach ISO-Norm ist für I-FourC eine gute Bestätigung unserer Anstrengungen diesbezüglich. Das ISO-27001-Zertifikat sehen wir daher auch als „Krönung“ unserer harten Arbeit an.
2017
Übernahme Archiefspecialist
Zur Erweiterung des Dienstleistungsangebots entschloss sich I-FourC am 1. Januar 2017 zur Übernahme des Unternehmens Archiefspecialist. Dank dieses Zugewinns können wir neben individueller Lagerung nun auch Paletten lagern.
Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

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