Vor Jahren benutzte die Gemeinde Alkmaar die Paternosterschränke von Jalema. Ein guter Start in eine langjährige Zusammenarbeit. Als die Gemeinde Alkmaar im Jahr 2008 mit einem Platzmangel für das zu vernichtende Archiv konfrontiert wurde, wandte sie sich logischerweise an Jalema für die externe Archivlagerung. Die Zusammenarbeit nahm daraufhin wieder neue Formen an, denn als die Gemeinde den Wunsch nach Digitalisierung äußerte, durfte auch I-FourC seinen Mehrwert unter Beweis stellen. Vom Paternosterschrank hin zu digitalisierten Akten: Die Gemeinde Alkmaar setzt ihre Ambitionen in Zusammenarbeit mit I-FourC um.

Externes Archiv

Frans Alleman, DIV-Spezialist in der Gemeinde Alkmaar, hat die verschiedenen Prozesse vollständig begleitet und teilt gerne seine Erfahrungen: „Wir hatten schon immer angenehme Kontakte zu und gute Erfahrungen mit Jalema. Die Wahl für I-FourC war die logische und vertraute Folge. Neben dem zu vernichtenden Archiv werden die von I-FourC digitalisierten Akten auch extern gespeichert. Wenn wir gewisse Teile aus den Akten, die im Gebäude bei I-FourC gespeichert sind, anfordern, werden diese immer korrekt und pünktlich geliefert. Darauf kann man aufbauen.“

Bewährte Dienstleistungen

„Das erste Projekt, das I-FourC für die Gemeinde Alkmaar digitalisierte, waren die WMO- und WWB-Akten der Gemeinden Graft de Rijp und Schermer. Schließlich folgte auch noch die Digitalisierung der Schuldenhilfe-Akten der Gemeinde Alkmaar und der Friedhofsakten von Alkmaar, Graft de Rijp und Schermer. Wir begannen aus unterschiedlichen Gründen mit der Digitalisierung, wobei der Platzmangel und der Wunsch, effizient mit digitalen Akten zu arbeiten, im Vordergrund standen. Wir haben die WMO- und WWB-Akten wirklich als Pilotprojekt genutzt, um festzustellen, ob alles unseren Wünschen und Anforderungen entsprach. Angesichts der Tatsache, dass nach dem ersten Projekt noch eine Reihe von Digitalisierungsprojekten folgten, kann man davon ausgehen, dass unsere Erfahrungen sehr positiv sind.“

Innovative Gemeinde

Frans Alleman gibt an, dass die Gemeinde Alkmaar seit Januar 2017 vollständig digital arbeitet. Das heißt aber nicht, dass das Papierarchiv der Vergangenheit angehört. Schließlich gibt es im Stadtarchiv noch eine ganze Reihe von wichtigen Dokumenten. „Unser Stadtrat hat die Ambition geäußert, eine der innovativsten Gemeinden der Niederlande sein zu wollen. Wir sind auf einem guten Weg und gehen alles phasenweise an. Das hält es einerseits überschaubar, weil wir uns um die gesamte Förderung dieser Prozesse kümmern, andererseits aber auch die interne Unterstützung möglichst sorgfältig gewährleisten. Es ist ein lobenswertes Ziel und wir werden gemeinsam natürlich alles daran setzen, diese Ambition umzusetzen“, so Frans Alleman.

Mobiles Arbeiten mit der App

„Ich finde es übrigens noch immer schade, dass wir die I-FourC Virtual File App nicht benutzen. Diese Art des mobilen Arbeitens gefällt mir nämlich sehr und ich sehe absolut den Mehrwert. Wenn ich mir zum Beispiel die Friedhofsakten ansehe, könnte man vor Ort leicht ein Foto des Grabsteins machen und es direkt in die digitale Akte einfügen. Leider haben wir auf interner Ebene andere Entscheidungen getroffen und nutzen diesen Mehrwert nicht.“

Wir sind stolz darauf, dass sich die Gemeinde Alkmaar immer wieder für Jalema und I-FourC entschieden hat – vom Paternosterschrank über die externe Archivlagerung bis hin zur Digitalisierung. Vielen Dank für Ihr Vertrauen in unsere Organisationen!

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