Zonhoven ist eine 21.000 Einwohner zählende Stadt in der belgischen Provinz Limburg, nördlich der Provinzhauptstadt Hasselt. Im April 2018 beschloss der Stadtrat die schrittweise Digitalisierung des Archivs. Das Sachgebiet Raumordnung, Stadt- und Landschaftsplanung machte den Anfang!

EFFIZIENZSTEIGERUNG UND GEWÄHRLEISTUNG DER SICHERHEIT

Nick Mols, Anwendungsmanager der Stadt Zonhoven, hat dieses Projekt überwiegend geleitet und berichtet von seinen Erfahrungen: „Der Hauptgrund für die Digitalisierung der Akten war die mangelnde Effizienz. Die Akten werden häufig benötigt und müssen daher jederzeit und überall verfügbar sein. Vor der Digitalisierung mussten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diese laufend manuell aus dem Archiv entnehmen – was selbstverständlich sehr ineffizient ist. Zudem legen wir großen Wert auf die Sicherheit der Akten, was letztlich ebenfalls zur Digitalisierung führte. Eine Papierakte birgt auch ein potenzielles Datenverlustrisiko und dank der Digitalisierung haben wir jederzeit ein Back-up.“

ABRUF DER AKTEN AUCH WÄHREND DER DIGITALISIERUNG

Während der Digitalisierung musste die Stadt Zonhoven mehrfach zeitkritische Akten über das Virtual Archive anfordern. Und da die Akten häufig benötigt wurden, war der Stadt eine durchgehende Verfügbarkeit wichtig: „Nach gründlicher Prüfung aller Anbieter erwies sich letztlich I-FourC als geeigneter Anbieter für die Stadt Zonhoven. Denn für uns war entscheidend, dass die Akten auch während der Verarbeitung eingesehen werden konnten. Der Ansatz von I-FourC mittels Virtual Archive erfüllte dabei alle unsere Anforderungen. Die Eilanfragen wurden zügig und auf sichere Weise bearbeitet. Ein absoluter Pluspunkt war, dass I-FourC dies stets korrekt und innerhalb der gesetzten Fristen erledigte. Und selbst wenn eine Eilanfrage für uns nicht schnell genug war, setzte I-FourC alles daran, die jeweilige Akte noch schneller als vereinbart bereitzustellen.“

IN DER PRAXIS

„Eine Besprechung bei I-FourC vor Ort gab uns zudem einen guten Einblick in deren Arbeitsweise, was Vertrauen in deren Verarbeitung unserer Akten schuf. Denn diese erfolgt in einer absolut gesicherten Umgebung und auf sichere Weise. Unsere Zusammenarbeit verlief sehr gut und I-FourC hat sich zweifellos als zuverlässiger und guter Anbieter erwiesen. Ein professionelles Unternehmen, das zielführend und sicher arbeitet!“, so Nick Mols.

I-FourC dankt der Stadt Zonhoven für das Vertrauen!

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