Archiefbeheer

Hoe worden mijn dossiers beheerd bij I-FourC?

In het Archief van I-FourC worden de dossiers van onze klanten individueel gearchiveerd, waardoor terugvinden snel en gemakkelijk is.

Hoe snel kan een dossier digitaal in mijn bezit zijn?

Afhankelijk van het – bij de aanvraag – gekozen Service Level Agreement, wordt een dossier aangeleverd. De aanlevertijden liggen tussen de 1,5 uur en 48 uur (klokuren), waarbij in werkelijkheid een dossier – in geval van spoed – binnen 15 minuten digitaal kan worden aangeleverd.

Kan ik dossiers in de avonduren en het weekend aanvragen?

I-FourC heeft een mogelijkheid tot 24-uurs service.

Hoe worden dossiers fysiek terug geleverd?

De dossiers die door I-FourC beheerd worden in het zwaarbeveiligde archiefdepot, kunnen naast digitaal ook in fysieke vorm aangevraagd worden. We zullen de dossiers dan via de (aangetekende) post / koerier versturen naar de klant.

Veiligheid

Is I-FourC ISO gecertificeerd?

I-FourC is ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd en voldoet aan de NEN7510 norm. Daarnaast voldoet onze SaaS (cloud) software aan de Verisign standaarden en hebben onze medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag en een Geheimhoudingsverklaring getekend.

Hoe wordt het Extern Archief van I-FourC beveiligd?

Het archief is beveiligd met camerabewaking, brandbeveiligingssysteem, een blusgassysteem en toegangscontrole. Het gehele terrein is omheind met een degelijk hekwerk. Dossiers verlaten enkel het archief tijdens werkuren voor verdere behandeling en worden op het eind van een werkdag altijd teruggeplaatst in het beveiligde archief.

Software

Kunnen digitale documenten worden toegevoegd aan een bestaand digitaal dossier?

Een document kan via de I-FourC® Virtual Printer Driver™ en de I-FourC® Office Add-On™ worden toegevoegd aan een bestaand dossier. Met een geïntegreerde knop in de I-FourC® Virtual File™ kunt u digitaal de documenten bijvoegen.

Kunnen fysieke documenten worden toegevoegd aan een bestaand dossier?

Een document kan via de I-FourC® ScanSuite™ worden toegevoegd aan een bestaand dossier in de I-FourC® Virtual Archive™. Via de software of de multifunctional kan men een tabblad kiezen waar het document bijgescand dient te worden.

De volgorde van documenten in de I-FourC Virtual File is niet zoals gewenst.

In de I-FourC Virtual File kan een gebruiker – afhankelijk van rechten – de volgorde van de documenten in een dossier aanpassen.

Kan ik aantekeningen maken in de I-FourC Virtual File?

In de I-FourC Virtual File kan men aantekeningen maken, precies zoals in een papieren dossier. Ook kunnen er memo’s geplakt worden en kan er tekst gehighlight worden.

Wordt er een versiehistorie bijgehouden van de bewerkte documenten?

In de software worden alle veranderingen bijgehouden. Een onderdeel daarvan is de versiehistorie. U kunt een eerdere versie van een document terugzetten.

Ik werk al met een eigen centraal systeem. Kan het software systeem van I-FourC geïntegreerd worden om een volledig digitaal archief te creëren?

Het systeem van I-FourC kan in principe naadloos geïntegreerd worden in een EPD, ECD en verschillende documentmanagementsystemen. U kunt op deze manier de nieuwe wijze van archiveren combineren met de historie, om een compleet digitaal archief te krijgen. U werkt dan ook gewoon vanuit uw eigen, vertrouwde systeem.

Kunnen de dossiers worden gesynchroniseerd met ons eigen systeem?

I-FourC maakt gebruik van een Communicator, waardoor de software systemen van I-FourC communiceren met de systemen waarmee u al werkt. Op deze manier worden alle dossiers en informatie gesynchroniseerd en ontstaat er een compleet dossier.

Kan ik dossiers bekijken zonder internetverbinding?

Wanneer u dossiers download en klaar zet op uw desktop in de I-FourC® Virtual File for iPad™ heeft u geen internetverbinding nodig om dossiers in te zien.

Ik heb privacygevoelige informatie. Hoe is de autorisatie in I-FourC JIM en I-FourC Virtual Archive geregeld?

De autorisatie kan beheerd worden in de rollen die de gebruiker krijgt toebedeeld. Dit kan onder andere worden ingesteld op documentniveau, dossierniveau, dossiertype, archieflocatie. Er kan dus volledig worden gereguleerd wie toegang heeft tot welke informatie.

Hoe worden dossiers digitaal aangeleverd?

De dossiers die bij I-FourC gescand worden, zullen altijd via onze software ter beschikking worden gesteld aan de klant. Dit waarborgt onder andere de veiligheid en toegankelijkheid. Daarnaast bestaat de mogelijkheid tot fysieke aanlevering van dossiers.

Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons cookiestatement voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.