Zonhoven est une commune belge de la Province du Limbourg. Située au nord de Hasselt, chef-lieu de la province, elle compte plus de 21 000 habitants. En avril 2018, la commune a décidé de numériser ses archives. Ils ont choisi d’étaler la numérisation sur plusieurs phases. Tout d’abord, place au rangement !

AUGMENTER L’EFFICACITE ET GARANTIR LA SECURITE

Nick Mols, gestionnaire d’application à la commune de Zonhoven, a suivi ce projet et témoigne de son expérience : « La principale raison du choix de la numérisation des dossiers était le manque d’efficacité que nous avons constaté. Ces dossiers sont souvent consultés et il est donc important qu’ils soient accessibles partout et tout le temps. Avant la numérisation, les collaborateurs devaient constamment aller chercher les dossiers aux archives, ce qui n’était pas du tout efficient. Nous accordons une grande importance à la sécurité des dossiers et cela nous a aussi guidé vers la numérisation. Un dossier papier entraîne aussi le risque d’une perte d’informations alors qu’avec la numérisation, il existe toujours une sauvegarde. »

DEMANDER DES DOSSIERS PENDANT LA NUMERISATION

La Commune de Zonhoven a utilisé plusieurs fois pendant le projet la possibilité de prioriser les documents via Virtual Archive. Puisque les dossiers sont souvent consultés, il était important qu’ils soient accessibles tout le temps. « Nous avons réalisé une étude de marché pour trouver le fournisseur idéal et c’est finalement I-FourC qui s’est révélé être le plus adapté à la Commune de Zonhoven. Il était important pour nous de pouvoir consulter les dossiers même pendant la phase de numérisation. I-FourC a parfaitement répondu à cette attente via Virtual Archive. Les demandes urgentes ont été traitées rapidement et de manière sécurisée. Un énorme atout était qu’I-FourC a toujours agi de la meilleure manière possible, et dans les délais impartis. Même lorsque l’urgence était encore plus importante, ils ont tout mis en œuvre pour fournir le dossier dans les temps. »

EN PRATIQUE

« Nous nous sommes rendus dans les bureaux d’I-FourC et avons ainsi constaté par nous-mêmes que nous pouvions leur faire confiance pour traiter nos dossiers. Cela s’est passé dans un environnement favorable et de manière sécurisée. Notre collaboration s’est très bien passée et nous avons sans aucun doute eu une très bonne image d’I-FourC. I-FourC est une entreprise professionnelle qui sait très bien ce qu’elle fait ! », a déclaré Nick Mols.

I-FourC remercie la Commune de Zonhoven pour leur confiance !

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