Simone de Meulemeester
Marketing assistent
25 June 2018

Digitaliser… le fait que le travail ‘ digital’ est une réalité, n’est plus une surprise pour personne. Le papier disparait de plus en plus dans nos environnements professionnels, mais pourquoi choisirait-on la digitalisation? Quels avantages y sont liés? Lors de la Journée mondiale de l’Economie, nous vous énumérons quelques-unes des (nombreuses) économies de la digitalisation.

1: Espace

Vous économisez énormément d’espace! Imaginez… Tous les espaces et/ou les armoires qui sont pleines de montagnes de classeurs, de dossiers et de boîtes. VIDES! Cet espace peut sans aucun doute être mieux valorisé. Digitaliser signifie : ne plus consacrer d’espace physique précieux à vos archives.

2: Temps

Gaspiller du temps à chercher des documents fait désormais partie du passé. L’avez-vous déjàdéjà trouvé de façon ordinaire dans vos archives ?! En entrant simplement une série de mots clés, vous pouvez accéder à tous vos documents de manière digitale. En un seul clic de souris! Plus de frustrations à cause de dossiers qui se trouvent sur le bureau d’un collègue au lieu de se trouver dans les archives. Cela permet d’économiser considérablement de temps de recherche. Et vous avez aussi la certitude d’avoir la bonne version de votre document, mais aussi la dernière en date.

3: Argent

Vous économisez de l’argent! Naturellement, la digitalisation demande un investissement. C’est toutefois un investissement que vous amortissez en un minimum de temps. Le temps de recherche est réduit, les frais de papier, d’imprimantes et de toners en sont quelques exemples.

4: Environnement

La digitalisation est meilleure pour l’environnement. Pourquoi? Vous n’avez plus besoin de papier et à partir de quoi est fait le papier? Vrai ! Des arbres. Comme vous utilisez de moins en moins de papier, vous traitez nos arbres et notre environnement de manière plus durable.

5: Perte de documents

En digitalisant les archives, le risque de perte de documents est considérablement réduit. Pensez aux dommages causés par le feu et/ou l’eau. Sous forme digitale, vos documents sont protégés contre ces types de perte. Il s’agit souvent de données importantes, vitales pour l’entreprise et/ou liées à une personne, qu’il faut impérativement protéger contre les influences extérieures.

6: Efficacite

Avec la digitalisation, il est aisé de partager des informations et de les analyser. Plus besoin d’envoyer des centaines de documents via email et de créer un nombre incalculable de versions différentes. En appuyant une seule fois sur un bouton, vous pouvez partager des montagnes d’informations. Vous déterminez également de manière précise qui peut consulter quel document grâce aux structures d’autorisation étendues. C’est non seulement efficace, mais aussi extrêmement sûr.

 

Souvent il faut un peu s’habituer quand vous transformez votre environnement de travail où le papier est maître en un environnement de travail digital. Pourtant, ce sont justement les avantages/économies qui font que cette transformation en vaut la peine. Car, vous le dites vous-même maintenant, nous voulons finalement tous obtenir le résultat le plus élevé et le plus efficace dans le délai le plus court pour notre organisation. La digitalisation y contribue.

Pour en savoir plus ou si vous avez besoin de conseils, n’hésitez pas à nous contacter !

 

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