Simone de Meulemeester
Marketing assistent
18 juin 2018

Dans une situation idéale, les archives en papier du personnel sont digitalisées et intégrées dans le système fiable avec lequel on travaille déjà. Il y a beaucoup de départements HRM, de branches au sens large qui franchissent ce pas ou qui veulent le franchir. On y accorde également une attention toute particulière dans le cadre de la garantie de la confidentialité des données personnelles des collaborateurs. Nous entendons pourtant régulièrement que les organisations prévoient de devoir y consacrer beaucoup de temps et de travail. Le contraire est vrai.

Si vous êtes curieux de connaitre l’impact de la voie de la digitalisation des dossiers du personnel, lisez vite ce qui suit.

Bons accords, planning clair

Un conseillé expérimenté vous assiste dans vos choix. Grâce à l’expérience considérable que vous avez avec la digitalisation des dossiers du personnel, nous pouvons vous assister dans vos choix de manière ciblée. On regarde ensemble le dossier physique actuel du personnel . A quoi ressemble-t-il ? Quelle structure d’onglets conserve-t-on? Nous envisageons également le souhait digital et définissons une série d’éléments qui sont importants. Voici quelques exemples:

  • Sous quelle forme souhaitez-vous retrouver vos dossiers digitaux du personnel?
    Il existe plusieurs possibilités pour la digitalisation des dossiers. Nous prenons une décision à cet égard au préalable. Pensez à la scannérisation des types de documents définis par vos soins ou la scannérisation du dossier physique tel qu’il est constitué.
  • Voulez-vous scanner les dossiers en noir et blanc ou en couleur?
    Nous vous conseillons de scanner les dossiers uniquement en couleur si la couleur a une fonction. Le scanning en couleur donne des fichiers plus gros. S’il y a des copies de passeports ou de pièces d’identité dans les dossiers, nous digitalisons alors dans ce cas uniquement ces pages en couleur. Si ces copies sont scannées en noir et blanc, l’illustration devient illisible.
  • Voulez-vous munir les dossiers d’OCR (Optical Character Recognition)?
    Dans le cas où vous voulez avoir des fichiers sous forme digitale entièrement exploitable, nous devons ajouter OCR au processus. C’est une option.

Nettoyer soi-meme?

Les organisations envisagent souvent de nettoyer elles-mêmes les dossiers au préalable, en retirant certaines informations papier des dossiers physiques. De cette manière, vous réduisez les coûts de la digitalisation. Il est toutefois très important de bien prendre tout en considération. Le nettoyage prend du temps, et vous devez dès lors vous poser la question de savoir si cela vaut la peine de payer davantage pour la digitalisation d’une série de pages supplémentaires.

Directement dans votre système fiable

Si vous en avez besoin, nous pouvons digitaliser à l’avance une série de dossiers de test. Vous pouvez les évaluer et si des éléments doivent être modifiés/réajustés, nous pouvons nous en charger avant de digitaliser l’ensemble des pièces. A la fin du processus de scannérisation, nous assurons l’importation automatique dans le système avec lequel vous travaillez déjà. AFAS ou Raet sont des systèmes bien connus. Vous ne devez rien faire. Nous veillons à ce que le dossier digitalisé apparaisse sous le bon membre du personnel. Simple, sûr et fiable!

Accessibilité pendant la digitalisation

Il est totalement faux de prétendre que vous ne pouvez pas avoir accès à vos dossiers du personnel pendant la digitalisation. Imaginez que la digitalisation prenne trois mois, vous ne pouvez certainement pas vous permettre de ne pas avoir vos dossiers pendant une période si longue. Notre règle d’or: le transport est le seul moment lors duquel vous ne pouvez pas avoir accès aux dossiers. Grâce à une procédure d’enregistrement stricte directement à l’arrivée chez I-FourC, vous pouvez demander vos dossiers lors de ces trois mois. On les digitalise en priorité pour vous de sorte que vous n’êtes pas affecté par la digitalisation.

 

Comme vous pouvez le lire, ce sont surtout les choix préalables qui demandent un investissement de temps de votre part. I-FourC vous conseille pour que vous puissiez prendre les bonnes décisions. A partir de ce moment, on vous décharge du travail et ce qui compte, c’est le résultat, dans le délai convenu et à votre disposition dans le système avec lequel vous travaillez déjà.

Besoin de conseils sur mesure sans engagement? Nous nous faisons un plaisir de vous aider !

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