De nombreuses organisations rencontrent des problèmes avec les délais de conservation légaux des documents. Ces délais sont pourtant très importants pour les risques industriels. Des procédures juridiques complexes peuvent s’en suivre, lorsque l’information n’est pas complète ou même introuvable. Il est possible de limiter ces risques en adaptant la politique de gestion des documents sur différents niveaux.

Structurer et conserver correctement des documents peut être une tâche fastidieuse et se pose également la question de savoir si l’information pourra facilement être retrouvée plus tard. Cela prend beaucoup de place et la pile ne fait qu’augmenter, parce que certains documents doivent être conservés pour une période spécifique. Quelques exemples de délais de conservation :

Au-delà des procédures juridiques complexes, une visite des autorités peut coûter très cher si les règles ne sont pas respectées.

DELAIS DE CONSERVATION DES ARCHIVES : DIFFERENCIER POUR UN RAPPORT COUT/EFFICACITE PLUS EQUILIBRE

Nous vous conseillons de bien identifier quelles informations sont conservées chez vous et lesquelles sont conservées à part. Les délais de conservation des archives doivent être clairement identifiés pour pouvoir en tirer profit. L’approche différenciée dont nous parlons signifie que les dossiers actuels, comme les dossiers du personnel de vos collaborateurs, ainsi que les dossiers médicaux des patients depuis de le portail de rendez-vous, soient immédiatement numérisés et disponibles en version numérique via le logiciel. Lorsque vous en avez besoin régulièrement mais pas immédiatement, nous vous conseillons l’Archivage externe. Les dossiers sont ainsi conservés dans notre entrepôt hautement sécurisé et dès que vous en avez besoin, vous pouvez les demander via le logiciel. Vous pouvez le faire à n’importe quel moment de la journée et la version numérique de votre document sera disponible dans les 15 minutes. De cette manière, vous réalisez des économies en ne numérisant pas tout tout de suite, puisqu’il est évident que vous n’aurez plus besoin de certains documents. Livraison garantie 100 % fiable.

DELAIS DE CONSERVATION D’ARCHIVES CLAIRS

De cette manière, vous pouvez contrôler le rapport coût/efficacité de la conservation de vos documents et gérer simplement leur durée de conservation. Vous ne gardez donc aucun document plus longtemps que nécessaire, plus aucune information ne se perd et vous pouvez la retrouver à tout moment. Un investissement de cette nature sera forcément rentabilisé.

Vous déterminez vos délais de conservation et nous les appliquons dans nos logiciels et process, pour que vos documents ne soient pas conservés plus longtemps que nécessaire. Si vous le souhaitez, nous pouvons inclure ceci dans notre politique de destruction.

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