GESTION D’INFORMATIONS

Les entreprises expriment souvent le souhait de « vouloir procéder à une numérisation, et de passer à une numérisation complète des archives ». La numérisation n’est cependant pas toujours la solution la plus rentable pour l’ensemble des archives et un choix s’impose en matière de gestion d’information, en faisant la distinction entre les informations actuelles et les informations moins importantes.

En fonction de ces aspects, vous serez en mesure de décider quels documents sont prioritaires dans l’opération de transition de papier à numérique. Il est prudent de numériser directement les informations actuelles. Les fichiers dont vous n’avez pas besoin dans l’immédiat, mais dans un avenir proche, conviennent pour une externalisation d’archivage. Pour autant que  les délais des périodes de conservation de vos fichiers ne soient pas expirés et vous souhaitez conserver ces fichiers sous forme physique, nous vous proposons le simple stockage d’archives. Si vous souhaitez détruire les fichiers, nous vous proposons la destruction d’archives.

LE SPECIALISTE D’ARCHIVES

Le Spécialiste des Archives vous propose plusieurs types d’accessibilité pour vos archives pour vous en décharger de A à Z. Les dossiers actuels conviennent à une numérisation, étant donné leur fréquence de consultation élevée. Pour les autres fichiers, nous vous recommandons l’archivage externe. En stockant ces fichiers dans des dépôts d’archivage extérieur sécurisés, nous résolvons notamment tout problème d’espace. Lorsqu’une consultation est nécessaire, le fichier peut être mis à disposition de manière digitale par Scanning on Demand, de façon à travailler de manière totalement numérique, sans pour autant avoir à numériser toutes vos archives ! Pour les fichiers statiques et semi-statiques, I-FourC offre deux types d’archivage externe, il en résulte en une grande efficacité, non seulement en termes de coût, mais surtout en matière d’accessibilité, en faisant une distinction entre les fichiers appropriés pour la numérisation, soit pour un archivage individuel, soit pour un stockage en vrac.  Voilà comment nous créons un plus haut degré d’efficacité et une solution rentable face au défi que représente n’importe quel genre d’archivage !

GESTION D’ARCHIVAGE CHEZ I-FOURC

IArchiefspecialist-FourC procède à une gestion d’archivage unique, ce qui nous permet d’offrir une garantie d’accessibilité à vos archives ainsi qu’un service de gestion optimale, axé sur l’actualité de vos archives et une fiabilité de livraison de 100 %.

Les fichiers les plus récents seront enregistrés individuellement dès leur entrée. Cette méthode permet à I-FourC, grâce au Scanning On Demand, de vous retrouver un dossier dans nos archives et de vous le rendre numériquement en 15 minutes lors des heures d’ouverture des bureaux. Cette forme d’archivage est souvent utilisée pour des fichiers n’étant pas immédiatement nécessaires, mais avec la possibilité, le cas échéant, d’être mis à disposition immédiatement. Pour les fichiers dont une disponibilité immédiate est nécessaire, lorsque vous en avez besoin, il s’agit d’une solution très efficace et ciblée.

La valeur ajoutée de I’ archivage I-FourC  :

ARCHIVAGE CHEZ I-FOURC

Pour les fichiers statiques nous vous conseillons l’archivage externe, une solution d’archivage en toute sécurité, actuellement peu ou guère utilisée. Les fichiers sont stockés en vrac, comme notamment des boîtes sur palettes ou des classeurs dans des archives mobiles. Les boîtes et palettes sont enregistrées par nos soins sur la base des informations obtenues par le client.

La principale différence par rapport à une gestion d’archivage externe, c’est que seul le contenu de la boîte est enregistré, et non les fichiers individuels. Si vous avez besoin d’un fichier, vous indiquez simplement le numéro de la case dans lequel le fichier se trouve. Nous pouvons traiter une demande dans les 24 heures grâce à Scanning on Demand, rendant ainsi le stockage d’archives très accessible et rentable !

La valeur ajoutée de l’archivage I-FourC :

DÉPÔT D’ARCHIVAGE HAUTEMENT SÉCURISÉ

La sécurité est au cœur de la gestion de nos activités et I-FourC va plus loin que ses concurrents. Chez nous, les clients ont la possibilité de stocker des informations à caractère sensible dans un stockage d’archives  hautement sécurisé. I-FourC dispose de dépôts d’archivage conformes aux exigences de sécurité extrêmement élevées en matière d’archivage. Chez nous, la sécurité des informations est une priorité absolue, tant au niveau physique que numérique, conformément aux certificats ISO 27001 et NEN 7510 dont nous sommes détendeurs.

Un système d’alarme de pointe et certifié veille à ce que nos clients soient assurés d’une conservation optimale de leurs fichiers dans nos archives. En outre, notre stockage d’archives est en permanence sous vidéosurveillance et est doté d’une installation de détection d’intrusion, reliée au centre opérationnel régional. Vous avez ainsi la certitude que vos documents physiques sont traités de façon sûre, uniforme et structurée.

La sécurité du spécialiste d’archivage I-FourC :