GESTION D’ARCHIVES

Comment I-FourC gère mes dossiers?

Les dossiers de nos clients sont archivés individuellement dans nos Archives, et sont facilement et rapidement récupérables.

Dans quels délais puis-je disposer d’un dossier numérique ?

Selon le Service Level Agreement choisi, un dossier vous est fourni. Les délais de livraison se situent entre 1,5 heures et 48 heures (horloge), tout en sachant qu’en cas d’urgence, un dossier peut être livré en version numérique en 15 minutes.

Puis-je demander des dossiers en soirée et pendant le weekend ?

I-FourC propose un service 24 h/24.

Comment les dossiers sont-ils physiquement renvoyés ?

Les dossiers gérés par I-FourC sont conservés dans notre entrepôt hautement sécurisé et peuvent être demandés aussi bien en format numérique qu’en format papier. Dans ce cas, nous envoyons les dossiers demandés par courrier (recommandé) ou par un livreur au client.

SECURITE

I-FourC est-elle certifiée ISO ?

I-FourC est certifiée ISO 27001 et respecte la norme NEN 7510 ainsi que la norme ISO 9001. De plus, notre logiciel SaaS (cloud) respecte les standards Verisign et nos collaborateurs ont fourni une déclaration de bonnes mœurs et signé un accord de confidentialité.

Comment l’archivage externe d’I-FourC est-il sécurisé ?

Les archives sont protégées par caméra surveillance, systèmes anti-incendie et contrôle d’accès. Le terrain est entouré d’un grillage. Les dossiers ne quittent nos archives que pendant les horaires de travail pour être traités et sont ramenés aux archives sécurisées en fin de journée.

LOGICIEL

Peut-on ajouter des documents numériques à un dossier numérique existant ?

Un document peut être ajouté à un dossier numérique existant en utilisant I-FourC® Virtual Printer Driver™ et I-FourC® Office Add-On™. Grâce à un bouton intégré dans I-FourC® Virtual File™, vous pouvez ajouter des documents numériques.

Peut-on ajouter des documents papier à un dossier existant ?

Un document peut être ajouté via I-FourC® ScanSuite™ à un dossier existant dans I-FourC® Virtual Archive™. Dans le logiciel ou le multi-fonctions, vous pouvez choisir un intercalaire à insérer à l’endroit où doit être placé le document.

L’ordre des documents dans I-FourC Virtual Archive ne convient pas.

Dans I-FourC Virtual File, un utilisateur – selon les droits attribués – peut modifier l’ordre des documents dans un dossier.

Puis-je faire un commentaire dans I-FourC Virtual Archive ?

I-FourC Virtual File permet de faire des commentaires, comme pour un dossier papier. On peut aussi y coller des mémos et surligner du texte.

Y a-t-il un historique des différentes versions d’un document modifié ?

Le logiciel enregistre toutes les modifications. L’historique des versions est une sous-partie du logiciel. Vous pouvez restaurer une ancienne version d’un document.

Je travaille déjà avec un système centralisé. Le logiciel d’I-FourC peut-il être intégré pour créer un archivage numérique complet ?

En principe, le système d’I-FourC peut sans problème être intégré dans un EPD, ECD et dans divers systèmes de gestion de documents. Vous pouvez ainsi associer la nouvelle méthode d’archivage à un historique, pour avoir un archivage numérique complet. Vous travaillez donc normalement depuis votre propre système.

Les dossiers peuvent-ils être synchronisés avec notre propre système ?

I-FourC utilise un Communicator, grâce auquel les systèmes d’I-FourC communiquent avec vos propres systèmes. Tous les dossiers et toutes les informations sont donc synchronisés et il se forme un dossier complet.

Puis-je consulter des dossiers sans connexion Internet ?

Lorsque vous téléchargez des dossiers et les placez sur votre bureau dans I-FourC® Virtual File for iPad™, vous n’avez pas besoin de connexion Internet pour les consulter.

J’ai des informations confidentielles. Comment sont gérées les autorisations dans I-FourC JIM et I-FourC Virtual Archive ?

Les autorisations peuvent être gérées dans les rôles que se voit attribuer l’utilisateur. Cela peut être mis en place notamment au niveau du document, du dossier, du type de dossier ou du lieu d’archivage. Vous pouvez donc contrôlez qui peut accéder à quelles informations.

Comment sont livrés les dossiers numériques ?

Les dossiers numérisés par I-FourC sont toujours mis à disposition du client via notre logiciel. Ceci garantit entre autre la sécurité et le contrôle d’accès. Vous pouvez aussi opter pour une livraison papier.

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