Il y a quelques années, la commune dAlkmaar utilisait les bacs de rangement de Jalema. Un bon début pour une collaboration de longue durée. Lorsque la commune dAlkmaar en 2008 a été confrontée à son manque despace pour des archives à détruire, ils ont en toute logique frappé à la porte de jalema pour un système darchivage externe. La collaboration a repris sous une autre forme, car lorsque la commune a souhaité numériser ses dossiers, I-FourC désirait aussi prouver sa valeur ajoutée. Passage des bacs de rangement aux dossiers numériques : La commune dAlkmaar a réalisé ses ambitions grâce à sa collaboration avec I-FourC.

Archive externe

Frans Alleman, spécialiste DIV à la commune d’Alkmaar a accompagné les divers trajets et partage volontiers ses expériences : « Nous avions toujours de bons contacts et de bonnes expériences avec Jalema. Le choix pour I-FourC a été fait en toute logique et confiance. Outre la destruction darchives, les dossiers quI-FourC a numérisés sont aussi enregistrés de façon externe. Dans le cas où nous ferions une demande concernant des dossiers enregistrés dans le bâtiment, il serait toujours fourni correctement et à temps. Là vous avez une base solide. »

Prestations prouvées

« Le premier projet quI-FourC a numérisé pour la commune dAlkmaar concernait les dossiers WMO et WWBdossiers des communes Graft de Rijp et Schermer. Finalement, il y a eu aussi la numérisation des dossiers dendettement de la commune dAlkmaar et des dossiers dinhumation dAlkmaar et de Graft de Rijp et Schermer compris. Nous allons numériser pour toutes sortes de raisons et le manque de place et le souhait de travailler efficacement avec des dossiers numériques en sont les principales. Nous avons pris les dossiers WMO et WWB comme projet pilote pour voir si tout répond à nos souhaits et exigences. Étant donné le fait quaprès le premier projet il y a encore un nombre de projets de numérisation qui suivent, nous pouvons dire que nos expériences sont très positives. »

Commune innovante

Frans Alleman reconnaît que la commune d’Alkmaar fonctionnera totalement de façon numérique à partir de janvier 2017. Cela ne signifie absolument pas que les archives papier vont disparaître. Il y en a encore un peu dans les archives de la commune. « Notre secrétaire communal a pour ambition dappartenir à lune des communes les plus innovantes des Pays-Bas. Nous sommes sur une bonne lancée et nous organiserons tout par phases. Dune part cest tout à fait gérable pour nous, car nous apportons un soin particulier à la facilitation totale de ces trajets, mais de cette manière, nous garantissons dautre part une base interne aussi soignée que possible également. Cest un bel objectif et nous allons naturellement faire tout ce que nous pouvons pour concrétiser cette ambition », a déclaré Frans Alleman.

Travailler de façon mobile avec lappLI

« Je trouve dailleurs quil est toujours dommage que nous nutilisions pas lappli de I-FourC Virtual File. Je suis notamment particulièrement enchanté de cette façon mobile de travailler et jy trouve la valeur ajoutée dans labsolu. Si par exemple, je regarde les dossiers dinhumations, vous avez simplement à faire une photo de la pierre tombale et à lajouter dans le dossier numérique. Hélas, en interne nous avons fait dautres choix et nous nutilisons pas cette valeur ajoutée. »

Nous sommes fiers du fait que la commune dAlkmaar soit passée de boîtes de rangement, dun stockage externe à la numérisation et ait opté à plusieurs reprises pour Jalema et I-FourC. Merci pour la confiance que vous avez accordée à notre organisation.

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