Grâce au déménagement de l’Orbis Medisch Centrum en 2009 dans un nouveau bâtiment à la frontière entre Sittard et Geleen, l’hôpital avait laissé un million de papiers environ dans l’ancien bâtiment. Ce déménagement était le moment d’agir dans les dossiers sensibles relatifs à la vie privée. Ils optèrent pour un environnement de travail numérique et lancèrent une collaboration réussie avec I-FourC. Début 2015, la fusion entre l’Orbis Medisch Centrum et Zorgconcern et Atrium Medisch Centrum Parkstad devint définitive. Cela signifiait entre autres qu’on avait opté pour un système pour la gestion des dossiers. Cela devint l’I-FourC® Virtual Archive™.

Un système central

Zuyderland Medisch Centrum fonctionne désormais entièrement avec SAP. Pour les collaborateurs d’Orbis Medisch Centrum, ce fut du gâteau. Pour les collaborateurs d’Atrium Medisch Centrum Parkstad, ce fut un grand pas en avant. Un système central offre beaucoup d’avantages et c’est nécessaire pour bien réussir une fusion. En outre, l’Orbis Medisch Centrum a travaillé pendant des années avec I-FourC® JIM™, une solution « sur site » pour la gestion des dossiers. La fusion a été un moment propice pour examiner également cette solution sous tous ses angles et pour décider si c’était la bonne solution pour les deux organisations.

Sur site vs le cloud!

Un travail dans le Cloud a été abordé lors de cette prise de décision. I-FourC a conseillé Zuyderland de façon détaillée. I-FourC a fait une analyse des coûts et des bénéfices sur les différences entre I-FourC JIM et I-FourC Virtual Archive. La différence entre le « sur site » et le Cloud. Jacques van Kerkvoort, responsable des programmes ICTM Zuyderland reconnaît que : « Grâce aux bons conseils, nous avons opté pour I-FourC Virtual Archive. C’était l’option la plus avantageuse et la solution la plus efficace pour la fusion. Les grands avantages du Cloud c’est entre autres que la gestion n’est plus entre nos mains, que les mises à jour sont simples et automatiques et que naturellement, nous avons à tout moment et à tout emplacement des informations à notre portée. C’est très important pour nous, car de cette manière, les médecins sont en mesure de travailler de façon multidisciplinaire à divers endroits.

Flexible

Le passage d’I-FourC JIM à I-FourC Virtual Archive s’est bien déroulé. Au début il a fallu du temps pour que les collaborateurs s’habituent aux noms de l’ancien Atrium, là où les procédures de travail avaient été modifiées et où de nombreux nouveaux systèmes avaient été implantés. Entretemps, cela s’est fait de manière souple et les utilisateurs ont appris les avantages d’un système central. Un certain nombre de propositions d’amélioration des systèmes sur la base des procédures chez Zuyderland a été signalé chez I-FourC et a été résolu dans les nouvelles versions. Le côté pratique du Cloud c’est aussi qu’une mise à jour peut se faire rapidement et en toute sécurité, en une fois, de manière centrale.

Single Sign On

« Nous travaillons maintenant également avec la solution Single Sign On d’I-FourC. Cela signifie qu’à partir du SAP nous pouvons directement passer au I-FourC Virtual Archive et que nous avons une intégration avec notre Active Directory. L’utilisateur ne doit plus se connecter à nouveau ; peu importe l’endroit où il prend ses informations. Une avancée importante. Grâce à Single Sign On, nous sommes en mesure de déterminer précisément qui travaille sur quel dossier. Une amélioration considérable pour notre politique de sécurité et de traçabilité ! » a dit Jacques.

Les deux parties repensent au succès du projet. Même pour I-FourC c’est une très belle expérience étant donné l’ampleur de cette implantation I-FourC Virtual Archive. Un projet qui apporte beaucoup d’avantages à la fusion en réglant de manière centrale le système de gestion de dossiers. Zuyderland et par conséquent le patient en récolteront les fruits !

 

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