Digitalisering personeelsdossiers

Personeelsdossiers worden regelmatig gewijzigd. Daarnaast zorgt de verscheidenheid aan documenten (o.a. ID-bewijzen, correspondentie, contracten, functioneringsgesprekken) in een personeelsdossier ervoor dat de opslag van deze personeelsdossiers veel ruimte in beslag neemt en het werken met fysieke dossiers beperkingen oplegt. Voor dit soort dossiers adviseert I-FourC dan ook een digitaal archief. Een digitaal archief waar u altijd bij kunt, onafhankelijk van tijd en plaats.

Proces van digitaliseren dossier

Wanneer uw organisatie kiest voor digitalisering van personeelsdossiers, worden alle dossiers digitaal ingedeeld aan de hand van voor gedefinieerde tabbladen. Nadat de dossiers opgeschoond en klaargemaakt zijn voor het scanproces worden ze via een beveiligde verbinding in uw vertrouwde systeem ingelezen. U loopt zo niet langer het risico dat een dossier blijft slingeren, zoek raakt, incompleet is of door onbevoegden kan worden ingelezen. I-FourC zorgt ervoor dat uw papieren personeelsdossiers in digitale vorm geïntegreerd worden in uw huidige HRM systeem, zodat u niet met nóg meer applicaties hoeft te werken. Eenvoudig en vertrouwd.

Bewaartermijnen

Voor elk document geldt een andere bewaartermijn in een HRM dossier. Het is dan ook erg belangrijk dat er een retentiebeleid is op alle dossiers. Bijna alle documenten, met uitzondering van opleidingsaanvragen en ziektekosten, moeten na afloop van het dienstverband een aantal jaren bewaard worden. Het is in ieder geval belangrijk dat u als medewerker op een HRM afdeling op de hoogte bent van hetgeen wettelijk is vastgesteld. Wilt u meer weten over bewaartermijnen, lees dan onze blog “Overstappen op een digitale werkomgeving!”

De voordelen van I-FourC

Samenwerkingsverbanden

I-FourC vindt het belangrijk dat gebruikers efficiënter en gestructureerd kunnen werken met een digitaal systeem en heeft daardoor een samenwerkingsverband met o.a. AFAS en Raet. Deze partijen zijn net als I-FourC gespecialiseerd in digitale werkomgevingen gericht op de HRM. De systemen waarmee u werkt zijn van essentieel belang, als u overstapt naar een digitale werkomgeving. Een systeem moet zo ingericht zijn dat het vóór u werkt en niet tegen u werkt. I-FourC heeft daarom dit samenwerkingsverband om de procedures te ondersteunen op de HRM afdeling. Onze softwareoplossingen gecombineerd met de hoogwaardige scan faciliteiten zorgen ervoor dat gekoppeld aan het online personeelsdossier het ultieme HRM dossier ontstaat.

AFAS Samenwerking

I-FourC heeft een samenwerkingsverband met AFAS, waardoor u uw papieren personeelsdossiers in AFAS digitaal ter beschikking kunt stellen. Wilt u weten hoe dit proces precies werkt? Neem dan contact op met een van onze adviseurs. Lees hier hoe APT Kurvers het proces vormgegeven heeft!

Raet Samenwerking

I-FourC heeft reeds een jarenlange samenwerking met Raet voor het digitaal beschikbaar stellen van personeelsdossiers. I-FourC kan u, in deze samenwerking, advies geven over de indeling van het dossier, het gebruik van kleur of zwart-wit en het behouden van een (digitaal) nietje in het digitale dossier. I-FourC draagt zorg voor het veilige digitalisering van uw personeelsdossiers! Lees hier hoe Natuurmonumenten het dossier digitaal toegankelijk hebben gemaakt!

Wilt u meer informatie over wat wij voor u kunnen betekenen? Wij bellen u graag terug voor meer informatie!




Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons cookiestatement voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.