De Zorggroep is een grote zorgorganisatie die is ontstaan uit een fusie van Land van Gelre en Gulick, Thuiszorg Midden-Limburg en Zorggroep Noord-Limburg. Ze hebben locaties verdeeld over vijf regio’s in Noord- en Midden-Limburg en omvatten daarmee een werkgebied van 660.000 inwoners. De Zorggroep verzorgt diensten van thuiszorg tot kraamhulp. In dit interview vertelt Thera de Pauw over de keuze naar een digitale werkomgeving voor de personeelsdossiers. Als Concernmanager Sociaal Beleid bij de Zorggroep is zij mede verantwoordelijk voor de werksituatie van de 7500 medewerkers en daarom de mens achter de medewerker binnen de organisatie.

Één centrale afdeling personeelszaken

De Zorggroep zit op dit moment middenin een reorganisatie, waarbij het noodzakelijk is dat zij haar processen optimaliseert . Daarnaast worden er ook vanuit het Rijk bezuinigingen opgelegd. Dit waren enkele van de redenen dat de Zorggroep voor een centrale afdeling Personeelsadministratie heeft gekozen; een eerste stap naar proces optimalisering. Hier valt nog veel te halen, want elke regio – een bedrijfsvestiging van de Zorggroep – heeft een eigen directeur en een eigen personeelsafdeling, bestaande uit Personeelszaken en Personeelsadministratie. Thera de Pauw vertelt: “We gaan de Personeelsadministratie samenvoegen met de Salarisadministratie op de hoofdvestiging. Het meest belangrijke hierbij is, dat alle personeelsdossiers voor alle personeelsadviseurs op iedere locatie toegankelijk moeten zijn. Deze personeelsadviseurs werken namelijk wel nog gewoon in de regio’s, dus die toegankelijkheid is een vereiste. Wat we absoluut niet willen is het intern vervoeren van dossiers en zelf kopiëren van de dossiers, daarom was het professioneel, digitaal toegankelijk maken een makkelijke keuze. Het centraliseren van de personeelsadministratie heeft puur te maken met het anders organiseren van onze Zorggroep. “Voor ons geldt dat we in 2015 gaan werken met drie nieuwe zorgkolommen; de thuiszorg als extramurale zorg, de intramurale zorg (somatische aandoeningen) en de kolom zorg voor mensen met dementie. Dat vraagt om een vernieuwde aanpak.”

Multi-locatie toegankelijkheid

Thera de Pauw: “In het kader van bezuinigingen zijn we zoveel mogelijk ondersteunende diensten centraal aan het opzetten in de organisatie. Dit centraal organiseren is niet alleen een gevolg van bezuinigingen, maar ook een trend in de gehele gezondheidszorg. Met tientallen locaties in ons werkgebied en daarnaast de thuiszorg die niet locatie-gebonden is, zal het multi-locatie toegang hebben tot informatie een groot efficiency voordeel opleveren. Vooral als ik kijk hoe het nu gaat, want de afdeling Personeelszaken werkt op dit moment steeds vanuit een vaste werkplek in de regio, terwijl de Salarisadministratie op het hoofdkantoor zit, in het bestuursgebouw in Venlo. Feit is dat Salarisadministratie, Sociaal Beleid en Personeelszaken bijna dezelfde documenten gebruiken, maar deze wel allemaal in eigen dossiers op hun eigen afdeling bewaren, waardoor er tal van dossiers bestaan met dezelfde informatie. Als dit in één systeem vanuit meerdere locaties raadpleegbaar en bewerkbaar is, is dat al een grote stap naar een digitale toekomst.”

Waarom heeft de Zorggroep voor I-FourC gekozen?

“De multi-locatie toegankelijkheid zoals ik net vertelde en het hebben van één uniek en compleet dossier, waren voor ons de belangrijkste redenen om te kiezen voor digitalisering. Met als eerste project de personeelsdossiers. Toen we de I-FourC® Virtual File™ zagen, was dat doorslaggevend voor de overstap naar het digitale systeem. Het behoud van het papieren mapje in digitale vorm heeft er voor gezorgd dat gebruikers razendsnel wennen aan deze manier van werken. Je kunt er gewoon doorheen bladeren, je documenten toevoegen en verplaatsen. Bovendien waren we al gewend aan Jalema dossiers, die zijn nagebootst in dit digitaal formaat. Tijdens het bedrijfsbezoek aan I-FourC waren we zo onder de indruk van de manier waarop I-FourC ervoor zorgt dat dossiers, zowel fysiek als digitaal, beveiligd worden, dat voor ons de keuze snel gemaakt was. Een voorbeeld hiervan is de blusgasinstallatie, die ons een heel veilig gevoel gaf. Het certificaat NEN 7510 – informatiebeveiliging in de zorg – was geen beslissingsfactor, maar we vinden het wel erg belangrijk dat I-FourC deze bezit. Veiligheid van informatie is hoe dan ook van uiterst belang, we hebben namelijk te maken met privacy gevoelige informatie, of het nu zorgdossiers of personeelsdossiers zijn.

In de praktijk

“I-FourC heeft ruim 8000 personeelsdossiers gedigitaliseerd, die via de I-FourC® Virtual Archive™ volledig toegankelijk zijn, op welke locatie we ook werkzaam zijn. De Zorggroep heeft op voorhand alle dossiers opgeschoond door het eigen personeel, zodat ieder dossier dezelfde indeling heeft. Fusies hadden ertoe geleid dat er verschillende soorten structuren in de dossiers zijn ontstaan. Daarom heeft de regio Horst-Venray een standaard tabbladindeling gemaakt, waardoor er nu een nieuwe, standaard structuur voor de digitale personeelsdossiers is gerealiseerd. Door die verschillende structuren was dat nogal een klus. Echter, heeft die klus er wel voor gezorgd dat we in de digitale vorm met een frisse start kunnen beginnen.”

Thera de Pauw vult nog aan: “De trend om tijd- en plaats onafhankelijk te kunnen werken is voor ons niet iets van de laatste tijd, al helemaal niet als je naar de thuiszorg kijkt. Onze volgende stap is het digitaal beschikbaar stellen van de zorgdossiers aan de medewerkers. Cliënten, hun vertegenwoordigers en zorgmedewerkers zouden in de ideaalsituatie allemaal toegang moeten hebben tot het desbetreffende zorgdossier, ieder met hun eigen rechten weliswaar. Gefaseerd streven wij naar een digitale toekomst!”

Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons cookiestatement voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.