Jaren terug maakte Gemeente Alkmaar gebruik van de paternosterkasten van Jalema. Een mooie start van een langdurige samenwerking. Toen de Gemeente Alkmaar in 2008 kampte met ruimtegebrek voor het te vernietigen archief, klopten zij logischerwijs ook bij Jalema aan voor externe archiefsopslag. De samenwerking nam vervolgens wederom nieuwe vormen aan, want toen de Gemeente een digitaliseringswens had, mocht I-FourC ook haar toegevoegde waarde bewijzen. Van paternosterkast tot gedigitaliseerde dossiers: Gemeente Alkmaar maakt in samenwerking met I-FourC haar ambities waar.

Extern Archief

Frans Alleman, Vakspecialist DIV bij Gemeente Alkmaar, heeft de verschillende trajecten volledig begeleid en deelt graag zijn ervaringen: “We hadden altijd al prettige contacten en goede ervaringen met Jalema. De keuze voor I-FourC was een logisch en vertrouwd gevolg. Naast het te vernietigen archief, worden de dossiers die I-FourC gedigitaliseerd heeft ook extern opgeslagen. In het geval we een aanvraag doen uit de dossiers die bij I-FourC in het pand staan opgeslagen wordt het altijd keurig en op tijd aangeleverd. Daar kun je op bouwen.”

Bewezen dienstverlening

“Het eerste project dat I-FourC digitaliseerde voor de Gemeente Alkmaar waren de WMO- en WWBdossiers van de gemeenten Graft de Rijp en Schermer. Uiteindelijk volgde ook nog de digitalisering van de Schuldhulpverlening-dossiers van Gemeente Alkmaar en de Begraafplaats-dossiers van zowel Alkmaar en Graft de Rijp en Schermer. Wij zijn gaan digitaliseren om uiteenlopende redenen, waarbij ruimtegebrek en de wens om efficiënt met digitale dossiers te werken toch wel het belangrijkst waren. We hebben de WMO- en WWB-dossiers echt als pilotproject ingezet, om te beoordelen of alles voldeed aan onze wensen en eisen. Gezien het feit dat er na het eerste project nog een aantal digitaliseringsprojecten volgden, kun je wel raden dat onze ervaringen zeer positief zijn.”

Innovatieve Gemeente

Frans Alleman geeft aan dat de Gemeente Alkmaar vanaf januari 2017 volledig digitaal werkt. Dat wil echter niet zeggen dat het papieren archief verleden tijd is. Er bevindt zich namelijk nog wel het een en ander in het Gemeentearchief. “Onze Gemeentesecretaris heeft de ambitie uitgesproken om tot de meest innoverende Gemeenten van Nederland te willen behoren. We zijn goed op weg en pakken alles in fases aan. Dit houdt het enerzijds beheersbaar voor ons want wij dragen zorg voor de gehele facilitering van deze trajecten, maar op deze manier borgen we anderzijds ook intern draagvlak zo zorgvuldig als mogelijk. Het is een mooi streven en we gaan er natuurlijk met z’n allen voor om deze ambitie waar te maken”, aldus Frans Alleman.

Mobiel werken met de app

“Ik vind het overigens nog altijd jammer dat wij geen gebruikmaken van de I-FourC Virtual File app. Ik ben namelijk zeer gecharmeerd van deze manier van mobiel werken en zie absoluut de toegevoegde waarde. Als ik bijvoorbeeld kijk naar de Begraafplaatsdossiers, had je eenvoudig op locatie een foto kunnen maken van de grafsteen en deze direct in het digitale dossier kunnen toevoegen. Helaas hebben wij intern andere keuzes gemaakt en maken wij geen gebruik van deze toegevoegde waarde.”

Wij zijn trots op het feit dat Gemeente Alkmaar van paternosterkast, externe opslag tot digitalisering keer op keer voor Jalema en I-FourC heeft gekozen. Bedankt voor het gestelde vertrouwen in onze organisaties!

Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons cookiestatement voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.