Zonhoven is een gemeente in het midden van de Belgische provincie Limburg. De gemeente ligt ten noorden van de provinciehoofdstad Hasselt en heeft ruim 21.000 inwoners. In april 2018 besloot de gemeente om te beginnen met het digitaliseren van het archief. Ze hebben er voor gekozen om de digitalisering in fases te laten plaatsvinden. Ruimtelijke ordening was als eerste aan de beurt!

Het verhogen van efficiency en waarborgen van veiligheid

Nick Mols, Applicatiebeheerder bij de gemeente Zonhoven, heeft dit project grotendeels begeleid en vertelt over zijn ervaringen: “De voornaamste reden voor het digitaliseren van de dossiers was het gebrek aan efficiëntie wat we ervaarden. De dossiers zijn veelvuldig nodig en moeten daarom altijd en overal beschikbaar zijn. Voorheen moesten de medewerkers constant naar het archief lopen om deze te halen, wat natuurlijk erg inefficiënt is. We vinden de veiligheid van de dossiers erg belangrijk en ook dat heeft ons tot digitalisering doen besluiten. Een papieren dossier brengt daarnaast een potentieel risico op informatieverlies met zich mee en met digitalisering hebben we altijd een back-up.”

Dossiers aanvragen tijdens digitalisering

Gemeente Zonhoven heeft tijdens het digitaliseringsproces meerdere malen gebruik gemaakt van het met voorrang aanvragen van dossiers via de Virtual Archive. Vanwege het feit dat de dossiers met grote regelmaat nodig zijn, was het voor hen belangrijk om hier te allen tijde toegang tot te hebben: “We hebben een marktonderzoek gedaan om de juiste leverancier te kunnen selecteren en uiteindelijk kwam I-FourC naar voren als de leverancier die het beste bij de gemeente Zonhoven past. Wat we heel belangrijk vonden was dat de dossiers ook tijdens het scanproces te raadplegen zijn. De manier waarop I-FourC dit geregeld heeft via de Virtual Archive sloot hier perfect bij aan. De spoedaanvragen werden erg snel afgehandeld op een beveiligde manier. Een groot pluspunt was dat I-FourC dit altijd op een correcte en fijne manier oploste, en dat binnen de gestelde tijd. Zelfs als spoed nóg niet snel genoeg was, werd er extra moeite gedaan om het dossier toch op tijd te leveren.”

In de praktijk

“We zijn zelf ook gaan kijken bij I-FourC en hierdoor hebben we vertrouwen gekregen in de manier waarop zij omgaan met de dossiers. Dit gebeurt in een zeer goede omgeving en op een veilige manier. Onze samenwerking is erg goed verlopen en het beeld dat wij hebben gekregen van I-FourC is zonder twijfel positief. Het is een professionele firma die weet waar ze mee bezig is!”, aldus Nick Mols.

I-FourC bedankt gemeente Zonhoven voor het vertrouwen!

Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons Privacy Policy voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.