Investering in I-FourC® Virtual Archive™ betaalt zich dik en dubbel terug:

GGNet is een organisatie voor geestelijke gezondheidszorg en biedt alle soorten psychische hulp. Van preventieve cursussen tot langere therapievormen. In 2007 heeft een fusie plaatsgevonden met Spatie. De cliëntendossiers van Spatie zijn begin dit jaar overgebracht naar GGNet. Daarnaast is besloten dat alle cliëntendossiers van de verschillende regio’s van GGNet centraal bewaard moesten worden. Het centraal medisch archief in het hoofdgebouw kon deze hoeveelheden niet aan, waardoor werd uitgeweken naar de kelder. Een deel van de dossiers uit de regio’s stond al meer dan een jaar in dozen in onze kelder, omdat er geen hangruimte meer beschikbaar was. In totaal waren de dossiers dus verspreid over drie verschillende ruimtes.

In drie weken verzamelde I-FourC alle dossiers en maakte o.a. een grote ruimte op de eerste verdieping van het hoofdgebouw van GGNet vrij. Daar kwam zelfs een (buiten)lift aan te pas. Vervolgens werden de dossiers naar Reuver getransporteerd, individueel gelabeld en geregistreerd en hangend gemaakt. Bij tussentijdse opvraging was een dossier via scanning on demand snel beschikbaar. GGNet is erg te spreken over deze gebruiksvriendelijke oplossing.

Huzarenstukje
Het was voor I-FourC het grootste project tot nu toe: de eerste week werden de dossiers van de eerste etage in het hoofdgebouw overgehangen naar de trolleys van I-FourC, waarna ze met een bouwlift via het balkon naar beneden werden gebracht en ingeladen voor transport. De tweede week was de kelder aan de beurt. De eerste ruimte met hangende dossiers werd ook via trolleys overgehangen. De achterste ruimte in de kelder stond vol met dozen cliëntendossiers vanuit de regio’s. Projectleider Archief Esther Brokke: “Dat laatste was een groot probleem. Zoek maar eens in één van de 300 dozen: het was zoeken naar een speld in een hooiberg. De dozen waren gesorteerd op maand, maar alles stond door elkaar heen. Sommige dossiers werden met spoed opgevraagd en wij moesten steeds vaker “nee verkopen”. Onze eigen dossiers hingen in het begin keurig geordend en we waren er echt trots op. Door de komst van de dossiers uit Apeldoorn en de regio’s groeiden we uit ons jasje en moesten we meerdere ruimtes gebruiken, waardoor het overzicht verdween. Geen ideale situatie, chaotisch en onhoudbaar,” besluit ze.

Digitaal
Projectleider Esther Brokke: “In het voorgesprek werd duidelijk dat de ontstane archiefsituatie een grote uitdaging was. Voor ons en voor de leverancier. Na het oriënterende gesprek kwam er een offerte voor opslag op pallets of voor individuele opslag. De keuze was niet zo moeilijk, nadat de voor- en nadelen op een rijtje waren gezet. Het zoeken in een doos op pallets is veel te lastig! Zeker als de informatie snel beschikbaar moet zijn. Bij vergelijking bleken de prijzen over een termijn van 15 jaar niet eens zo gek ver uit elkaar te liggen. Dat komt vooral omdat wij best veel opvragingen hebben. De eenmalige investering ligt bij I-FourC wel hoger, maar de kwaliteit en snelheid van de opvraging maken dit meer dan goed! Binnen enkele uren na opvraag is het dossier digitaal beschikbaar. Daarnaast zijn alle dossiers individueel geregistreerd waardoor ook enkele ‘verloren’ gewaande dossiers weer boven water zijn gekomen..

Bladeren
GGNet werkt met de webapplicatie I-FourC Virtual Archive. De afdeling Zorgadministratie krijgt aanvragen binnen van behandelaren of externe organisaties en vraagt de dossiers op bij I-FourC. Als het dossier digitaal binnen is, wordt het gedownload en aan het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) gehangen. Esther Brokke: “Op deze manier hebben wij eenvoudig toegang tot onze historie. Vergelijk het met een kijkdoos naar het verleden. We hebben nog geen koppeling tussen I-FourC Virtual Archive en ons registratiesysteem, maar dat zal in de toekomst wel mogelijk kunnen worden. We zijn pas in juli 2011 begonnen en willen eerst onderzoeken hoe dit werkt. Al met al liep het project gesmeerd, petje af!”

Tot slot
In samenwerking met Raet zijn ook de HR-dossiers van GGNet gedigitaliseerd en beschikbaar gesteld in Raet Online. I-FourC heeft een samenwerkingsverband met Raet. Het partnership tussen I-FourC en Raet zorgt ervoor dat organisaties optimaal ondersteund worden bij het digitaliseren van informatie en het beschikbaar stellen aan rechthebbenden in de organisatie.

Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons cookiestatement voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.