Thijs Munten besloot in 2006, na een aantal jaren gedeeltelijk in loondienst en als zelfstandige te hebben gewerkt, de stap te zetten om helemaal als zelfstandige te gaan werken. Nu hij zijn eigen zaak Em-Ka Administratiekantoor runt, kan hij zelf beslissen hoe hij klanten wil benaderen en op welke manier hij de administratie het meest efficiënt kan inrichten. Hij wilde een zaak die zou uitblinken, waarbij het digitaliseren van zijn ordners daarbij een wens was. Een goed ingericht digitaal dossier resulteert namelijk in efficiency. Thijs Munten vertelt u hoe hij dit heeft aangepakt, geeft u tips en vertelt waar nog verbeterslagen te behalen vallen.

Hoe heeft u deze overstap aangepakt?
“Ik ben begonnen met het digitaliseren van de jaren waarvan de administratie is afgesloten. Deze dossiers stonden voorheen per klant op zolder gearchiveerd in een doos. Op zich een veilige manier van opslag, omdat ik het allemaal binnenshuis hield in plaats van in een garagebox bijvoorbeeld. Toen de zolder vol begon te raken, vond ik het tijd dat ik de dossiers écht veilig ging opslaan. Als een  jaar is afgesloten, stuur ik de dossiers naar I-FourC en laat ik deze bijscannen en integreren in mijn huidige digitale archief. Ik maak daarbij gebruik van de I-FourC® Virtual Archive™ en de I-FourC® Virtual File™. De dossiers van de lopende jaren, op dit moment zijn dat 2012 en 2013, heb ik nog wel gewoon in ordners bij de hand.

Hoe ervaart u het digitale werken?
“Wat ik het belangrijkst vind, is het snel kunnen terugvinden. Vroeger moest ik de zolder op om dozen door te zoeken als ik iets nodig had van bijvoorbeeld twee jaar geleden. Het enige wat ik nu hoef te doen is inloggen en bijvoorbeeld te zoeken op 2011 en de naam van de desbetreffende klant. Ik bespaar hier enorm veel tijd en ruimte mee. Door de bewaartermijn van zeven jaar liep mijn zolder ook letterlijk vol. Maar wat misschien nog wel het meest belangrijk is, is dat mijn dossiers nu op een veilige manier bewaard worden. Risico’s als brand of diefstal zijn niet langer meer aan de orde en persoonlijke of bedrijfskritische gegevens van klanten zijn nu veel beter gewaarborgd. Dit geef ik bij nieuwe klanten ook altijd aan”.

Verbeterslagen.
“Ik krijg van klanten nog altijd de spullen op papier aangeleverd. Daar valt wat mij betreft nog veel verbetering te halen, want wanneer zij me alles digitaal kunnen aanleveren, kan ik pas echt volledig digitaal werken. Als mijn klanten digitaal zouden gaan werken, behaal ik daarbovenop nog enorme tijdwinst. Op dit moment ga ik namelijk veel naar klanten toe om zaken op te halen. Als ik de administratie heb bijgewerkt, gaat de administratie wederom terug naar de klant. Mocht ik dan achteraf nog een factuur daarvan nodig hebben, ben ik genoodzaakt deze weer op te vragen bij de klant”.

Zijn er nog verschillen voor de belastingdienst?
“Qua gemak, snelheid en duidelijkheid zeker. Bij het boekonderzoek is het veel handiger om in een digitaal dossier te zoeken vergeleken met de dossiers in ordners in dozen. Daarnaast moet alle administratie per jaar aangeleverd worden. Hierbij is het van groot belang dat je het op zo’n manier aanlevert, dat je het zelf kunt terugvinden. Als je bijvoorbeeld een splitsing wil maken tussen de jaarrekening en de aangifte inkomstenbelasting, zul je die ook op die manier aan moeten leveren.  Wanneer dit allemaal digitaal is ingericht, geeft je dit veel meer mogelijkheden en controle. De structuur van je administratie kun je zo veel beter waarborgen en dat is ook weer belangrijk voor de belastingdienst”.

Heeft  u nog tips voor administratiekantoren die ook digitaal willen gaan werken?
“Ik adviseer voor eenmanszaken, de  jaarrekening en de aangifte inkomstenbelasting gesplitst te houden aan de hand van een tabblad. Bij een B.V. ziet dit er toch iets anders uit, omdat het om informatie van verschillende aandeelhouders gaat. Een advies dat ik dan kan geven, is het splitsen van de dossiers aangifte inkomstenbelasting per aandeelhouder”.

Thijs Munten is erg enthousiast over de nieuwe, veilige manier van werken. Hij heeft zijn doel om zijn administratiekantoor zo efficiënt mogelijk in te richten, grotendeels bereikt. De verbeterslagen die hij, vanuit de klant gezien, nog kan behalen, kunnen hem nóg meer tijdswinst opleveren. Ook op dat gebied heeft hij de eerste stappen gezet. Het volledige digitale administratiekantoor komt steeds dichterbij.

Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons cookiestatement voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.