Rian Schmitz Rian Schmitz
Marketing & Communicatie Specialist
1 april 2015

Gemeenten en overheidsinstanties staan erom bekend dat ze – ondanks de digitaliseringsslag die deels al is gemaakt – dikke dossiers met waardevolle papieren in het archief hebben staan. Deze documentatie moet vaak oneindig lang bewaard blijven. De opslagruimte wordt daardoor vol en onoverzichtelijk. En dat maakt het lastig om snel een benodigd document te vinden. Als een burger een vraag heeft over zijn of haar eigen situatie, wordt verwacht dat de medewerker bij de gemeente snel de juiste gegevens bij de hand heeft. Met een digitaal archief zorg je ervoor dat deze informatie veel sneller gevonden wordt. Dit leidt tot tijdbesparing en daarmee kostenbesparing: medewerkers kunnen de tijd die ze kwijt zouden zijn aan het zoeken nu namelijk gebruiken voor hun kerntaken.

Soepelere fusies tussen en binnen gemeenten
Helemaal bij fuserende gemeenten of afdelingen speelt digitalisering een grote rol in het verbeteren van de vindbaarheid van documentatie. De gemeenten werken wellicht met verschillende systemen en andere manieren van informatieopslag, waar de nieuwe collega’s hun weg in moeten vinden. Als de informatievoorziening gebrekkig of onvolledig wordt gevonden, is de inwerkperiode nog tijdrovender, kostbaarder en voor alle partijen frustrerend. Wie de dienstverlening en service richting burgers centraal stelt, wil altijd en overal toegang tot alle informatie hebben en niet hoeven zoeken in een ongestructureerd, papieren archief.

Digitaliseren zonder continuïteitsverlies
I-FourC, autoriteit op het gebied van digitalisering, biedt overheden en gemeenten de mogelijkheid om al hun papieren informatie digitaal toegankelijk te maken, zonder de dagelijkse werkzaamheden te verstoren. En dat in één dag tijd. I-FourC houdt er daarbij rekening mee dat de continuïteit van het primaire werkproces, de privacy en de veiligheid gewaarborgd is. Met name dit laatste is voor veel gemeenten een belangrijk onderdeel bij de digitalisering van documentatie. De waardevolle informatie mag niet in verkeerde handen vallen. De digitaliseringsprocessen van I-FourC worden volgens de hoogste veiligheidsstandaarden uitgevoerd. Ons ISO 9001 en ISO 27001 certificaat zijn daar het bewijs van.

Informatiebeveiliging van het hoogste niveau
Zowel op fysiek als digitaal vlak heeft I-FourC flink geïnvesteerd om de hoogst haalbare maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging door te voeren in haar bedrijfsprocessen. Veiligheid is dus geen issue meer bij digitalisering. Dankzij de dienstverlening van I-FourC is elke overheidsinstantie ervan verzekerd dat het papieren archief veilig en snel in digitale vorm wordt gewaarborgd.

Wilt u zich als gemeente profileren en al aan de nieuwe taken en verwachtingen kunnen voldoen die er in 2017 aan zullen komen? Dan is dit de kans om uw overheidsinformatie te laten digitaliseren door I-FourC. Vanwege haar tienjarig bestaan, kunt u nu gebruikmaken van een jaar lang gratis archiefopslag. Meer informatie vindt u op www.i-fourc.nl/overheid.

Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons cookiestatement voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.