Rian Schmitz Rian Schmitz
Marketing & Communicatie Specialist
15 september 2014

De digitalisering in de rechtspraak staat hoog op de agenda. De stappen die het programma KEI (Kwaliteit en Innovatie) zet om de rechtspraak op een hoger digitaal niveau te krijgen, hebben hoe dan ook invloed op de advocatuur. De wetenschap dat de dikke stapels dossiers veel efficiënter kunnen worden beheerd en bewerkt is aanwezig. Maar hoe wordt dit in de praktijk vormgegeven?

De waarde van papier

Digitalisering wil niet zeggen dat al het papier direct de deur uit moet en door een scanner gehaald moet worden. Er moet eerst een belangrijke afweging gemaakt worden welke waarde het papier heeft om überhaupt te bepalen of digitalisering zinvol is.

De waarde van papier kan bepaald worden door – onder andere – u als advocaat  de volgende vragen te stellen: “Wat is de mate van privacy gevoeligheid van mijn dossiers?” en “Bewaar ik mijn dossiers puur en alleen voor een wettelijke bewaarplicht?”. Daarnaast is het belangrijk uzelf af te vragen: “Kunt u een inschatting maken van de opvragingen van dossiers?” en is het van essentieel belang te weten aan hoeveel dossiers u actief werkt?

Services
Aan de hand van bovenstaande antwoorden kan er bepaald worden welke populaties papier binnen de juridische praktijk digitalisering behoeven. Vaak is een Extern Archiefbeheer-oplossing in combinatie met een Scanning on Demand service een optie voor een gedeelte van de dossiers. Juist de dossiers die in mindere mate nodig zijn, kunnen prima in fysieke vorm bewaard blijven en indien ze nodig zijn – binnen 15 minuten – digitaal aangeleverd worden. Op deze manier realiseert men kostenefficiënte oplossingen. De dossier die actueel zijn kunnen meteen in bulk gescand worden en digitaal toegankelijk gemaakt worden binnen de beveiligde software omgeving.

Probleemoplossende applicaties

De werkmethode die u op dit moment hanteert moet worden ondersteund met digitale oplossingen. Belangrijk daarbij is welke situaties u dagelijks meemaakt om de oplossing aan uw persoonlijke wensen aan te laten sluiten. U kunt denken aan:
–       Heeft u ruimtegebrek?
–       Zoekt u of uw secretaresse lang naar dossiers? – ‘Grote tijdswinsten kunnen behaald worden doordat uren beter ingezet kunnen worden. Op deze manier levert het u ook daadwerkelijk nog iets op.
–       Is veiligheid van kritische bedrijfsinformatie van toepassing?
–       Wilt u efficiënte informatieoverdracht naar de rechtbank?
–       Bent u op dit moment gebonden aan uw praktijk als werkplek?
–       Wilt u een realisatie van een tijdregistratie systeem – of een koppeling hiermee.
–       Heeft u incomplete informatie of te veel informatie eilanden?
–       Is de work-overload van secretaresses te hoog?
Een hybride situatie tussen fysiek en digitaal biedt voor veel praktijken de oplossing. Volledige digitalisering is niet altijd noodzakelijk om gewenste resultaten te bereiken. Ook met beperkte investeringen zijn digitale oplossingen mogelijk.

Er kunnen enorme vooruitgangen geboekt worden door de implementatie van een digitale werkomgeving. Het is beter, sneller en veiliger. Echter, is een goed begin het halve werk en daarom zult u vooraf een aantal overwegingen moeten maken. Eenvoudig overstappen naar een digitale, efficiënte werkplek met I-FourC!

Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons cookiestatement voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.