Rian Schmitz Rian Schmitz
Marketing & Communicatie Specialist
4 oktober 2016

Lijkt het u ook zo lekker, al die papieren administratie de deur uit? Hoe handig een digitale administratie echter ook lijkt, het is wel belangrijk om die digitaliseringsslag op de juiste manier te maken. U zult zich bijvoorbeeld goed moeten voorbereiden om de EU-regelgeving die uiterlijk in 2018 ingaat. Daarom vertellen we u vandaag, op Wiki Wednesday, graag meer over de wetten en regels op het gebied van digitalisering.

Waar blijven uw documenten?

Digitalisering heeft veel voordelen. Zo neemt een digitaal archief een stuk minder ruimte in dan een papieren archief. Vaak is het ook veiliger, doordat de kans op bijvoorbeeld brand- of waterschade er niet meer is. Toch is het aan te raden om van te voren stil te staan bij de manier waarop u de digitalisering aanpakt. Een fysieke administratie is meestal keurig geordend in mappen en laden. Het is belangrijk dat een digitale administratie eenzelfde duidelijke structuur krijgt. Zo houdt u een goed overzicht en voorkomt u dat belangrijke documenten kwijtraken in een digitaal labyrint. Dit is niet alleen op praktisch, maar ook op juridisch vlak van groot belang. Weet u bijvoorbeeld dat een overeenkomst via sms al bindend kan zijn? Dan is het natuurlijk wel zo prettig dat zo’n sms’je ook terug te vinden is in de digitale administratie op het moment dat dat nodig mocht zijn.

Wat doet u met uw data?

Onlangs is het Europees Parlement akkoord gegaan met een nieuwe privacywet. Deze wet heeft verstrekkende gevolgen op het gebied van (digitale) archivering. Zo loopt u vanaf 2018 kans op een fikse boete, wanneer u de persoonsgegevens van uw werknemers of klanten niet veilig genoeg bewaard. Hier in Nederland kan de Autoriteit Persoonsgegevens u in zo’n geval een boete van maximaal 4% van de totale omzet van uw bedrijf opleggen. Een tweede belangrijke wijziging is de eis dat bedrijven zorgen voor een regelmatige, interne controle van hun administratie. Bent u van plan een ingrijpende wijziging in de administratie door te voeren, bijvoorbeeld door een grote hoeveelheid nieuwe data in te voeren? Dan bent u vanaf 2018 verplicht om eerst de eventuele risico’s bij zo’n groot project goed in kaart te brengen.

Digitalisering op de juiste manier

Overigens zijn er op juridisch vlak meer zaken waar u op moet letten als het gaat om digitalisering. Een belangrijk punt is het feit dat een ingescande factuur of overeenkomst in een juridisch conflict minder sterk is dan een originele document. Het is daarom aan te raden om van tevoren te bedenken welke documenten gedigitaliseerd kunnen worden en welke (ook) nog op papier beschikbaar moeten blijven. Voor documenten kan substitutie aangevraagd worden. Dit betekent dat de digitale versie van het document rechtsgeldig is. Als ondernemer bent u namelijk verplicht om uw administratie zeven jaar te bewaren. Daarom is het van groot belang dat u van tevoren alles goed geordend heeft. Net als bij veel andere zaken geldt ook bij digitalisering namelijk het aloude spreekwoord: een goed begin is het halve werk. En daarmee kun u vanaf uiterlijk 2018 dus ook nog eens een flinke boete mee voorkomen!

Gemeente Venray Maasziekenhuis Pantein Reade GGD Twente

Blijf op de hoogte





I-FourC maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken onder meer analytische cookies voor optimalisatie van uw gebruik van onze website. Deze cookies volgen uw gedrag op internet. Lees ons cookiestatement voor meer informatie. Gaat u verder met een bezoek aan onze website door te klikken, te scrollen of door hierna op akkoord te klikken, dan stemt u in met het plaatsen van cookies en het verwerken van de gegevens die wij en onze partners daardoor verkrijgen.